Viele Unternehmen versenden an bestimmten Stellen in ihrer E-Mail Kommunikation sogenannte No Reply E-Mails – E-Mails, auf die der Empfänger nicht antworten kann. Die Motivation ist leicht erklärt: Unternehmen wollen so vermeintlich verhindern, dass das eigene Postfach mit Antwort E-Mails überquillt und diese dann manuell bearbeitet werden müssen. Jedoch birgt der Versand von No Reply E-Mails viel größere Risiken als ein volles Postfach.
In diesem Beitrag erklären wir Ihnen deshalb, weshalb Sie unter keinen Umständen No Reply E-Mails versenden sollten, wenn Ihnen Ihr Unternehmen lieb ist. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen zwei einfache Möglichkeiten, wie Sie auf No Reply E-Mails verzichten können und trotzdem zu jeder Zeit Herr und Frau über Ihren Posteingang bleiben.
Was sind No Reply E-Mails?
No Reply ist englisch und bedeutet nichts anderes als “keine Antwort”. Im E-Mail Marketing meinen No Reply E-Mails automatisierte Mailings, auf die der Empfänger nicht antworten kann. Dies ist leider noch immer gängige Praxis, wenn Unternehmen ihre Empfänger informieren, aber nicht mit ihnen kommunizieren wollen. Die Einsatzgebiete sind vielfältig: Ursprünglich wurden No Reply E-Mails ausschließlich für den Versand von Transaktionsmails wie Bestell- oder Lieferbestätigungen konzipiert. Inzwischen wird die Technik aber oft “missbraucht”, um sogar Informationsmails oder gar Newsletter als No Reply E-Mail zu versenden.
Doch was ist eigentlich das Problem daran?
3 Gründe, warum Sie keine No Reply E-Mails versenden sollten
1. Die Empfänger fühlen sich nicht wertgeschätzt
Das wohl schwerwiegendste Problem an No Reply E-Mails liegt daran, dass sich die Empfänger nicht wertgeschätzt fühlen. Eine No Reply E-Mail sagt klar und deutlich: “Wir wollen keine Antwort von Dir.” Oder, um es noch deutlicher auszudrücken: “Belästigen Sie uns nicht mit ihrer Antwort!”. Statt also mit Ihren Abonnenten und Kunden zu kommunizieren, vermitteln Sie mit einer No Reply E-Mail den Eindruck, dass sie Ihnen egal seien. Es liegt auf der Hand, dass Sie diesen Eindruck als Unternehmen ja eigentlich unbedingt vermeiden wollen.
2. Die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails leidet
Es gibt viele verschiedene Faktoren, die sich auf die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails auswirken. Je höher jedoch Ihre Reputation, desto sicherer werden Ihre E-Mails zugestellt. No Reply E-Mail sorgen jedoch auf unterschiedlichem Weg dazu, dass die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail nachhaltig leidet und so über kurz oder lang Ihre E-Mails gar nicht mehr beim Empfänger ankommen. Und das wäre schließlich das Worst Case Szenario des E-Mail Marketings!
Zum einen prüft der sogenannte ISP (Internet Service Provider), ob Ihre E-Mail vertrauenswürdig genug ist, um sie dem Empfänger zuzustellen. Dabei werden verschiedene Parameter Ihrer E-Mail überprüft – so auch die Reaktionen von Empfängern auf vorangegangene E-Mails. Können die Empfänger aber nicht reagieren, weil die E-Mail von vornherein als No Reply E-Mail konzipiert ist, kann es auch keine Reaktionen in Form von Antworten geben. Der ISP übersetzt diese Informationen also mit “Irgendetwas stimmt mit dieser E-Mail nicht.” und stellt Ihre E-Mails im Zweifelsfall nicht mehr durch.
Ein weiteres Argument in puncto Zustellbarkeit ist die steigende Markierung Ihrer E-Mails als Spam. Zwar sind Sie nach der DSGVO verpflichtet, in jedem Ihrer Mailings einen Abmeldelink zu platzieren, doch gibt es einen Großteil an Abonnenten, die nicht danach suchen, sondern sich in Form einer Antwortmail von Ihrem Newsletter abmelden. Können diese Bitten um Abmeldung nicht durchgestellt werden, weil das ursprüngliche Mailing von Ihnen als No Reply versendet wurde, neigen Abonnenten verstärkt dazu, Ihre E-Mail als Spam zu markieren. Auch die Markierung Ihrer E-Mails als Spam schwächt nach und nach Ihre Reputation.
Wenn Sie jetzt denken, dass Sie solche Bitten um Abmeldung aber doch sowieso nicht haben wollen, hilft vielleicht der Gedanke an die Öffnungsrate. Je mehr Personen, sich in Ihrem Verteiler befinden, die Ihre E-Mails aus diversen Gründen vielleicht gar nicht mehr haben wollen und sie deshalb auch nicht mehr öffnen, desto geringer ist natürlich auch die Öffnungsrate. Die Öffnungsrate wiederum ist ein weiteres Kriterium, an dem sich die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails misst. Abmeldungen sind also aus technischer Sicht genauso wertvoll für Ihr E-Mail Marketing wie Anmeldungen.
3. Kein Zugang zum Adressbuch der Empfänger
Ein weiterer Grund, warum Sie unter keinen Umständen No Reply E-Mails versenden sollten, ist die Tatsache, dass kein Empfänger eine No Reply E-Mail zu seinem Adressbuch hinzufügen wird. Auch hiermit verschenken Sie Potenzial in ihrer zukünftigen E-Mail Kommunikation.
Die Lösung, um auf No Reply E-Mails zu verzichten, ohne, dass das Postfach überquillt: Separate E-Mail Postfächer
Lang und breit erörtert können wir nun abkürzen: No Reply E-Mails sind keine Option. Dennoch gibt es eine simple und einfache Lösung, wie Sie auf No Reply E-Mails verzichten können, ohne, dass ihr Postfach überquillt. Professionelle E-Mail Softwares wie MAILINGWORK ermöglichen es Ihnen, beliebig viele Absender-Adressen für unterschiedlichste E-Mails anzulegen. Die könnten je nach Zweck beispielsweise lauten:
- newsletter@IhrUnternehmen.de
- shop@IhrUnternehmen.de
- bestellung@IhrUnternehmen.de
- marketing@IhrUnternehmen.de
- kundenservice@IhrUnternehmen.de
- …
Auf diese Weise können unterschiedliche E-Mail Formate einzelnen Postfächern zugeordnet werden. So zeigen Sie Ihren Abonnenten und Kunden einerseits, dass Sie an der Kommunikation und deren Antworten interessiert sind, andererseits landen die Antworten in den jeweils vorgesehenen und thematisch abgegrenzten Postfächern. So bleibt Ihr Hauptpostfach “sauber” und Sie behalten den Überblick über die Antworten Ihrer Kunden und können diese einfach und organisiert bearbeiten. Der Vorteil: Nicht nur die Zustellbarkeitsrate Ihrer E-Mails wird gefestigt und gesteigert, sondern Sie stärken ebenfalls die Bindung zu Ihren Kunden. Denken Sie nur unbedingt daran, die E-Mails Ihrer Abonnenten auch zuverlässig und zeitnah zu beantworten.
