Marketing sollte heute vor allem eins sein: Persönlich. Denn obwohl wir von Werbebotschaften überflutet werden, bleiben oft nur wenige Firmen wirklich im Gedächtnis und schaffen eine Verbindung, die über eine einfache Buchung oder Bestellung hinausgeht. Die Möglichkeiten, gezielter und persönlicher mit deiner Zielgruppe in Kontakt zu treten, sind nahezu grenzenlos. Wir verraten dir, wie du mit personalisierten E-Mails im Postfach deiner Interessenten auffällst (inklusive Beispielen!) und Inhalte schaffst, die Mehrwert bieten und zur Interaktion einladen.

Warum du es dir nicht leisten kannst, auf personalisierte E-Mails zu verzichten

Fakt ist: Wir alle wollen gesehen werden. Wenn auch nur unterbewusst – wir lieben es als Menschen, Aufmerksamkeit zu bekommen. Und das fängt schon bei der Betreffzeile an:

Aushängeschild Betreffzeile: 47 Prozent höhere Öffnungsraten durch Personalisierung

Wenn du bereits E-Mail Marketing betreibst, weißt du, dass nie alle versendeten Mails gelesen werden. Die Konkurrenz im Postfach deiner Abonnenten ist oft groß. Gib deinen Lesern daher in 40 bis maximal 50 Zeichen einen Grund, deine Mail zu öffnen. Neben einer spannenden Formulierung kann dies eine personalisierte Betreffzeile sein. Denn der eigene Name fällt schneller auf als andere Inhalte, ist vertrauter und steigert so die Öffnungs- und Klickraten.

Die spannendsten Fakten auf einen Blick:

  • Personalisierte E-Mails haben eine 72 Prozent höhere Öffnungsrate im Vergleich zu generischen. Mailings mit einem auch inhaltlich hohen Personalisierungsgrad haben sogar eine 81 Prozent höhere Klickrate als unpersonalisierte Newsletter. (Studie des Marktforschungsunternehmen MarketingSherpa)
  • Personalisierung ist für Marketer mit 50 Prozent die effektivste E-Mail Marketing Taktik. Danach kommen aussagekräftige Call-to-Actions (38%) sowie Segmentierung (37%). (Befragung von Ascend2, 2017)
  • Eine personalisierte Anrede ist für 24 Prozent der Befragten ein wichtiger Punkt für gute, klickbare Betreffzeilen. (Umfrage von United Internet, 2019)
  • Persönliche Betreffe performen um 47 Prozent besser als generische. (Benchmark-Untersuchung von Optimizely, ehemals Episerver, 2019)

Die persönliche Anrede im Text: Do’s & Don’ts

Eine Anrede gehört zum guten Ton und damit an den Anfang jeder E-Mail. Bevor du dich für eine Anrede entscheidest, solltest du das Thema und die Zielgruppe deines Newsletters betrachten. Im B2B-Bereich wird der Vorname eher selten verwendet, es sei denn, die persönliche Beziehung ist sehr eng oder es passt zu deiner Kommunikationsstrategie.

Indem du deine Adressaten mit „Herr” oder „Frau” plus Nachnamen ansprichst, machst du zunächst nichts falsch. Beachte jedoch, dass manche Menschen sich als non-binär identifizieren. Behalte dies im Hinterkopf bei deinen Personalisierungen.

Und wenn dir nicht alle Namen vorliegen? Dann hilft dir der MAILINGWORK-Personalisierungshelfer. Er scannt deinen Verteiler auf fehlende Anreden und Namen und setzt automatisch die formelle Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren” ein.

Do's and don'ts für die anrede in ihrem newsletter

Beispiele für personalisierte E-Mail-Betreffzeilen

  • Vielen Dank für Ihre Bestellung, [Anrede] [Nachname].
  • Sichern Sie sich jetzt Ihren Platz beim nächsten Event in [Wohnort].
  • Ich muss dir was gestehen, [Vorname] …
  • Was würden Sie heute machen, wenn Sie nicht [Beruf] wären?
  • Ihr Whitepaper wartet auf Sie, [Anrede] [Nachname]!

6 weitere E-Mail-Elemente, die du personalisieren kannst

1. Absenderinformationen: Zeige deinen Empfängern, dass hinter den Nachrichten ein echter Mensch steht, um eine engere Beziehung aufzubauen.

→ “Emily von MAILINGWORK”, “Ihr Marketingansprechpartner Dennis”, “Jürgen | Support bei Firma XY”

2. Bild und grafische Elemente:Du kannst grafische Anpassungen anhand gesammelter Daten über Vorlieben, Interessen, oder aber auch nur das Alter oder Geschlecht des Lesers vornehmen. Oder wie wäre es mit individuellen Bildelementen mit dem Namen des Empfängers? Schließlich ist das Newsletter-Design das Erste, was Leser wahrnehmen – noch vor den eigentlichen Inhalten.

3. Mailingtexte: Auch innerhalb deines Newsletters darf es persönlich werden. Nutze deshalb auch im Newsletter selbst Platzhalter, um gezielt mehr Nähe zu schaffen.

4. Links und Call-to-Actions:Damit deine Verlinkungen und CTAs die Aufmerksamkeit bekommen, die sie verdienen, kannst du hier mit Hilfe des Personalisierungshelfers gezielt deine Klickraten erhöhen.

→ “Holen Sie sich Ihr Ticket, [Anrede] [Nachname]!”, “Unsere Empfehlungen für Dich, [Vorname]“

5. Anhänge: Unter anderem lassen sich durch manche E-Mail Marketing Softwares auch PDF-Dokumente direkt beim E-Mail-Versand personalisieren.

→ Z. B. Angebote, Tickets, Gutscheine oder Einladungen

6. Grußformeln:Auch generische Grüße lassen sich ganz einfach durch personalisierte Grußformeln zu Beginn oder am Ende deines Mailings ersetzen.

Eine übergreifende Personalisierung geht jedoch sogar noch einen Schritt weiter. Denn während viele bereits schon nach der persönlichen Anrede in der Betreffzeile aufhören, lassen sich auch Landingpages und Anmeldeformulare individualisieren sowie dynamische Inhalte an den Empfänger anpassen.

Noch mehr Personalisierung geht nur durch Zielgruppensegmente

Eine weitere Möglichkeit im Zusammenhang mit der Personalisierung deines E-Mail Marketings ist es, die eigene Zielgruppe zu segmentieren. So kannst du beispielsweise mit Hilfe von Umfrage-Mailings oder auch schon beim Anmeldeformular deines Newsletters bestimmte Informationen wie Interessen, Branche und Position im Unternehmen abfragen.

Neben weiteren Merkmalen wie Wohnort, Geschlecht und Alter können aber auch Empfängerreaktionen wie

  • der Erhalt einer E-Mail,
  • die Öffnung irgendeiner oder einer bestimmten E-Mail,
  • der Klick auf irgendeinen oder einen bestimmten Link in der E-Mail,
  • der Aufruf einer bestimmten Kategorie, beispielsweise im Blog oder Onlineshop durch eine Verlinkung im Newsletter sowie
  • bereits hinterlegte Produkte im Warenkorb

die Basis für weitere personalisierte Newsletter bilden.

So können Empfänger anhand eines oder mehrerer gemeinsamer Merkmale zu Zielgruppensegmenten zusammengefasst und auch recht komplexe Personalisierungen aufgesetzt werden, um gezielt auf die Interessen und das Nutzerverhalten deiner Kunden einzugehen. Hierbei solltest du vor allem darauf achten, dass so viele Informationen der verschiedenen Empfänger übereinstimmen wie möglich, um Streuverluste zu meiden und relevantere Inhalte erstellen zu können.

Personalisiertes E-Mail-Marketing: Wie funktioniert das?

Um deine Newsletter und Mailings zu personalisieren, müssen im ersten Schritt Kundendaten mit Hilfe von (Anmelde)Formularen gesammelt werden. Vor allem Anrede und Vorname spielen hier eine essenzielle Rolle. Aber auch Daten wie Wohnort, das Alter, die Position oder der Name des Unternehmens können interessant sein, weshalb du vorab schon definieren solltest, welche Informationen du zu Beginn und welche mit der Zeit abfragen willst.

Hinterlegt in deiner E-Mail Marketing Software kann daraufhin mit Hilfe von Personalisierungshelfern unter anderem eine persönliche Ansprache in die E-Mails eingebunden und weitere Personalisierungen vorgenommen werden.

Bei der personalisierten Ansprache werden hierfür Platzhalter (auch Personalisierungs-Tags genannt) an der gewünschten Stelle eingesetzt. Vor Versand werden diese dann durch deine E-Mail Marketing Software automatisch durch die vorliegenden Daten ersetzt, wodurch ein personalisiertes Leseerlebnis für Empfänger entsteht.

Persoanlisierte e-mail: personalisierungshelfer software mailingwork

Datenschutz: Was muss bei personalisierten Newslettern beachtet werden?

Laut einer Studie des Max-Planck-Institut für Bildungsforschung und der Universität Bristol gaben 77 Prozent der Befragten an, kommerziell zugeschnittene Werbung überwiegend in Ordnung zu finden. Dementgegen steht jedoch das Ergebnis, dass sich ganze 82 Prozent der Deutschen zeitgleich um den Schutz ihrer persönlichen Daten sorgen.

Wie das zusammen passt? Als Marketer weißt du es wahrscheinlich selbst: Gar nicht. Denn um personalisierte Inhalte auszuspielen und so dem Kundenwunsch nachzukommen, braucht es im Hintergrund ausreichend Daten, damit Mechanismen und Algorithmen zur Personalisierung greifen können.

Gehe deshalb das Thema Personalisierung am besten so transparent wie möglich an und vergiss nicht, deine Datenschutzseite regelmäßig zu aktualisieren. Wenn dein Kunde weiß, was mit seinen Daten geschieht, ist er womöglich sogar freiwillig behilflich, indem er in seinem Profil eigenständig Daten ergänzt, um noch bessere Informationen und Angebote zu erhalten.

Hierfür empfiehlt sich eine Verlinkung unten im Newsletter-Footer zur Profilseite oder in gewissen Abständen auch eine extra dafür angelegte, automatisierte E-Mail, worin du um Mithilfe bittest.

Wichtige Fakten zum Thema Datenschutz im Bereich E-Mail Marketing

  • Laut Gesetz dürfen nur (personenbezogene) Daten erhoben werden, die für die Diensterbringung notwendig sind. Alle anderen Angaben sind freiwillig und müssen so gekennzeichnet sein.
  • Der Empfänger muss bereits bei der Datenerhebung über den jeweiligen Verwendungszweck und bestehende Widerspruchsmöglichkeiten hingewiesen werden.
  • Getrennt von der Einwilligung zum Erhalt des Newsletters bedarf es einer separaten Einwilligung zur Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten und Empfängerreaktionen.

Fazit: Personalisiertes E-Mail Marketing ist unerlässlich.

Klar ist: Je mehr Daten du über deine Empfänger hast, desto besser kannst du sie entlang ihrer Customer Journey begleiten. Aber auch wenn dir derzeit noch nicht so viele Informationen zur Verfügung stehen, kannst du bereits viele kleine Personalisierungen vornehmen, die im Gesamten dazu beitragen, dass du das Vertrauen in dein Unternehmen stärkst, relevantere Inhalte ausspielst und deine Umsätze steigerst.

Leitfaden zur toolsuche mailingwork