Die optimale Versandzeit für Newsletter

Es ist doch so: Ein guter Newsletter erregt deine Aufmerksamkeit. Zur falschen Zeit versendet, geht dein Mailing jedoch möglicherweise in der alltäglichen E-Mail Flut deiner Abonnenten verloren. Und im schlimmsten Fall landet er anschließend bei der nächsten Lösch-Aktion einfach ungelesen im virtuellen Papierkorb.

Nachdem wir über 100 Millionen E-Mails unserer Kunden analysiert und ausgewertet haben, können wir dazu nur sagen: Den idealen Versandzeitpunkt gibt es nicht. Er hängt einfach von zu vielen unterschiedlichen Faktoren ab, wie etwa den Gewohnheiten deiner Zielgruppe und äußeren Einflüssen wie Online-Events.

Unser Leitfaden soll dich deshalb dabei unterstützen, deinen eigenen perfekten Versandzeitpunkt zu ermitteln und anhand von Benchmarks erste A/B-Tests durchzuführen.

Laut verschiedenen Studien und eigener Analysen entscheidet sich bereits in den ersten Stunden nach Versand deines Newsletters, wie erfolgreich dieser performen wird. Denn je mehr Zeit verstreicht, desto wahrscheinlicher, dass neu eintreffende E-Mails deinen Newsletter immer weiter nach unten in der Übersicht schieben.

Und sicher kennst du es auch selbst: Wenn das Postfach voll ist, priorisieren wir automatisch die einzelnen Mails und entscheiden oft nach Absender und/oder Betreff, ob es sich wirklich lohnt, die E-Mail zu lesen.

Die höchsten Öffnungs- und Klickraten erreichen Sie nur,
wenn Sie Ihre Zielgruppe sehr gut kennen.
Das gelingt Ihnen vor allem mit unserem A/B Test.

Paul Storm, Team Lead Support

Natürlich gibt es auch Newsletter, die noch am nächsten Tag oder gar in der folgenden Woche erst geöffnet werden. Die Regel jedoch bleibt: Der Großteil der Interaktion wird bereits innerhalb der ersten zwei Stunden nach Versand ausgeführt. Je frischer also das Mailing, desto höher die Aufmerksamkeit.

Und mit Interaktionen meinen wir im Übrigen nicht nur deine Öffnungsrate: Auch Klickraten stehen häufig im Zusammenhang mit dem Versandzeitpunkt deines Newsletters.

Ein gutes Beispiel hierfür sind u.a. zeitlich begrenzte Angebote oder Event-Einladungen, die oft eine andere Vorlaufzeit als Newsletter mit Evergreen-Content und -Links brauchen.

Um den idealen Versandzeitpunkt zu ermitteln, steht im Vordergrund die Frage, wen du erreichen möchtest und wie sich deine Abonnenten vermutlich im Internet bewegen. Schließlich hat jede Zielgruppe unterschiedliche Merkmale und Muster, die es im ersten Schritt zu erkennen gilt.

Junge Mütter werden beispielsweise mit hoher Wahrscheinlichkeit zu anderen Uhrzeiten ihre Mails lesen, als ein Autoverkäufer oder aber ein Agenturinhaber.

Eine erste Hilfestellung bei der Einteilung der Zielgruppe bietet daher die generelle Unterscheidung zwischen Businesskunden (B2B) und Endverbrauchern (B2C).

Während Newsletter im Geschäftsumfeld fast ausschließlich während der Bürozeiten geöffnet werden, erreichen sie Customer bevorzugt abends und am Wochenende – also genau entgegengesetzt.

Unser Expertenrat: Ist der Inhalt (und natürlich deine Betreffzeile) gut, wird der Newsletter auch noch innerhalb der nächsten 12 Stunden gelesen. Die Relevanz der Themen für die Zielgruppe spielt also eindeutig die größere Rolle!

Um die beste Uhrzeit und den besten Tag für den Versand deines Mailings zu bestimmen, helfen dir folgende 5 Schritte:

• Sind deine Leser Endkunden (B2C) oder Unternehmer (B2B)?
• Sind deine Abonnenten berufstätig?
• Wann ist deine Zielgruppe gewöhnlich online aktiv?
• Wie alt sind sie?
• Wie leben sie?
• Aus welchen Regionen/Ländern kommen sie?
• Wie gestaltet sich der Tagesablauf deiner Zielgruppe?

• Welche Uhrzeiten hatten bisher die höchsten Öffnungs- und Klickraten zur Folge?
• Welche Tage haben die besten Ergebnisse hervorgerufen?
• Was haben erfolgreiche Newsletter gemeinsam?

• Lassen sich Muster bei den verschiedenen Versandzeitpunkten erkennen?
• Wann könnte deine Zielgruppe gut erreichbar sein?
• Spielen weitere Faktoren eine Rolle im Nutzerverhalten – und wenn ja, welche?
• Ist es sinnvoll, deine Zielgruppe genauer zu segmentieren (beispielsweise anhand ihres Alters, Geschlechts oder Jobs)?
• Welche Maßnahmen (Uhrzeiten & Wochentage) lassen sich anhand der Thesen ableiten?
• Was sind logische Schlussfolgerungen über die durchschnittliche Tagesaktivität deiner Abonnenten?

Unser Tipp: Nimm hier am besten auch Benchmarks und die Versandzeiten deiner Mitbewerber als Anhaltspunkt, um erste Thesen aufzustellen und dahingehend zu testen.

Mit Hilfe von E-Mail Marketing Softwares lässt sich im nächsten Schritt testen, ob die ermittelten Versandzeitpunkte die gewünschten Erfolge bringen oder möglicherweise bestimmte Thesen widerlegen.

Bevor du erneut planst, welche weiteren Uhrzeiten und Wochentage du testen möchtest, sollte dein Fokus auch auf der stetigen Aufstockung der Daten liegen.

• Welche Daten helfen dir, detailliertere Buyer Personas zu erstellen?
• Welche Möglichkeiten hast du, neue Daten zu erfragen?

Am Ende sagt die Öffnungsrate deiner Newsletter allein jedoch nur wenig darüber aus, wie gut deine Newsletter Kampagne performt. Denn es ist doch so: Mit deinem Mailing möchtest du etwas bewirken. Entweder soll dein Leser deinen letzten Blogbeitrag lesen, in deinem Shop stöbern oder am besten direkt mit dem neuen Gutscheincode zuschlagen. Entscheidend ist also vielmehr die Klickrate und damit verbunden auch die Conversion Rate.

Denn was, wenn dein Abonnent nur kurz Zeit hat (beispielsweise in der Mittagspause) und aus Neugier auf dein Mailing klickt? Als er feststellt, dass er keine Zeit hat, durch deinen Onlineshop zu stöbern, schließt er deinen Newsletter wieder, und wahrscheinlich vergisst er im Laufe des Tages, dass er noch bei dir bestellen wollte.

Teste deshalb am besten mit Hilfe von A/B-Tests, wie sich bereits kleine Zeitabweichungen (30-60 Minuten) auf deine Conversion Rate auswirken.

Neben unterschiedlichen Faktoren beeinflusst vor allem die Art deiner Kunden den richtigen Versandzeitpunkt deines Newsletters.

Im Hinblick auf die Arbeitswoche scheint für den Versand eines B2B-Newsletters in der Regel zunächst jeder Tag gleichermaßen geeignet zu sein. Die Ausnahmen sind auf den ersten Blick lediglich der Montagmorgen – hier werden oft großzügig E-Mails gelöscht, um die über das Wochenende aufgelaufene E-Mail-Flut zu bewältigen – sowie der Freitagnachmittag, an dem wir alle dem Wochenende entgegenfiebern.

Lange Zeit wurde daher pauschal empfohlen, dienstags oder donnerstags zu versenden, was dazu führte, dass die meisten Vermarkter nun den Donnerstagvormittag für ihre Versendungen nutzen. Nach unserer Analyse von über 100 Millionen Newslettern, die mithilfe der E-Mail Marketing Software MAILINGWORK von unseren Kunden verschickt wurden, können wir dazu sagen: Auch bei unseren Kunden wird deutlich, dass der Donnerstag beliebt ist.

Doch wie kannst du überfüllte Posteingänge vermeiden und sicherstellen, dass deine Newsletter nicht einfach ungelesen gelöscht werden?

Ganz einfach: Versende antizyklisch! Brich mit dem üblichen Verhaltensmuster und setze beispielsweise auf die Nachmittagsstunden. Diese eignen sich hervorragend für Business-E-Mails. Besonders interessant ist auch die Zeit nach der Mittagspause, da die wichtigsten Aufgaben bereits erledigt sind und der zweite Teil des Arbeitstages beginnt.

In Bezug auf die Morgenstunden herrschen unter Vermarktern unterschiedliche Meinungen vor. Einerseits sollen Newsletter, die frühmorgens eintreffen (zwischen 7 und 9 Uhr), gut funktionieren, da die meisten ihren Arbeitstag mit dem Lesen von E-Mails beginnen. Andererseits raten einige Experten dazu, erst ab 9.30 Uhr zu versenden, um nicht der morgendlichen Löschbereitschaft zum Opfer zu fallen.

Unsere eigene Erfahrung zeigt, dass Reaktionen – also Öffnungen und Klicks – mittwochs und donnerstags in der elften Stunde ihren Höchststand erreichen und nur vom Donnerstagnachmittag übertroffen werden.

Um deine B2B-Kunden zu erreichen, ist es sinnvoll, deine Mailings während der regulären Arbeitszeiten zu versenden und sicherzustellen, dass sie nicht während der Stoßzeiten im Postfach deines Empfängers landen. Scheue dich aber nicht davor, aus der Reihe zu tanzen, und teste verschiedene Tage und Zeiten abseits der beliebtesten Versandzeiten. Der ideale Versandzeitpunkt für B2B-Newsletter ist individuell und hängt auch von deiner Branche ab.

Und vergiss nicht: Wenn sich deine Empfänger in anderen Regionen oder Ländern befinden, solltest du die Versandzeiten mithilfe deines E-Mail-Marketing-Tools anpassen.

Die ideale Zeit für den Versand deiner Newsletter an Endverbraucher sind in der Regel die Abendstunden ab 20 Uhr. Die Arbeit und die Kinderbetreuung sind erledigt, und es bleibt Zeit für Online-Shopping und mehr.

Mittlerweile rufen Arbeitnehmer aber auch im Büro ihre privaten E-Mails ab, wodurch ein Versand von Montag bis Freitag zwischen 9 und 14 Uhr durchaus Sinn macht.

Aber Vorsicht: In diesen Zeiten solltest du nur Informationen versenden und auf konkrete Kaufaufforderungen verzichten! Im Büro fehlt oft die Zeit dafür.

Du solltest auch andere Faktoren berücksichtigen, wie die täglichen Routinen deiner Zielgruppe, anhand derer du neue Erkenntnisse gewinnen kannst. Junge Mütter oder sogenannte Silver Surfer erreicht man beispielsweise in der Regel auch am Morgen. Daher kann ein Mailing mit einem konkreten Call-to-Action auch in den Morgenstunden erfolgreich sein.

Wie du sicherlich richtig interpretiert hast: Es gibt nicht den idealen Versandzeitpunkt, der sich pauschal für jeden Newsletter anwenden lässt. Der optimale Zeitpunkt hängt immer von deiner Zielgruppe ab! Trotzdem lässt sich zusammenfassen: Business-Kunden sind eher zu klassischen ‚9 to 5‘ Bürozeiten erreichbar, Privatpersonen vor allem am späten Nachmittag, Abend und am Wochenende.

Weitere Fragen, die dir dabei helfen können, den für dich perfekten Newsletter-Zeitpunkt zu ermitteln:

• Wann verzeichnet deine Website durchschnittlich die meiste Aktivität? Mit Hilfe von Analyse-Tools kannst du herausfinden, wann deine Zielgruppe besonders aktiv ist, was sich oft auch auf deine Newsletter-Versandzeiten übertragen lässt.
• Welches Ziel verfolgst du mit deinem Newsletter? Wenn du beispielsweise deine Leser zu einem Event einladen möchtest, solltest du eine gewisse Vorlaufzeit berücksichtigen. Im Falle eines hochpreisigen Angebots könnte es sich lohnen, den Versand am Monatsanfang zu planen.
• Wann versenden deine Mitbewerber ihre Mailings? Wenn du es noch nicht getan hast, könntest du dich einfach bei den Newslettern deiner Konkurrenten anmelden und ihre Versandzeiten studieren. Gibt es einen Tag, an dem du besonders viele E-Mails von ihnen erhältst? Dann könnte es definitiv überlegenswert sein, mal gegen den Strom zu schwimmen. Am besten natürlich so, dass du der Erste bist, der die neuesten Themen anspricht und Angebote veröffentlicht.
• Womit empfangen deine Leser deine E-Mails? Indem du herausfindest, über welche Endgeräte deine Abonnenten ihre E-Mails öffnen, kannst du oft interessante Erkenntnisse gewinnen. Zum Beispiel, ob sie sie zu Hause auf dem Sofa oder im Büro abrufen.
• Wo empfangen deine Abonnenten deinen Newsletter? Der Ort des Newsletter-Abrufs kann ebenfalls interessant sein und sollte berücksichtigt werden, insbesondere wenn du Leser in unterschiedlichen Zeitzonen hast.

Um dem optimalen Versandzeitpunkt näherzukommen, kannst du verschiedene Versandzeiten mit einem A/B-Test ausprobieren. Das bedeutet, du teilst deinen Verteiler in Gruppen auf und versendest das Mailing an verschiedenen Tagen zu unterschiedlichen Zeiten, basierend auf deinen Schlussfolgerungen.

Anschließend bieten dir E-Mail-Marketing-Tools die Möglichkeit, deine Statistiken auszuwerten und die Versandzeiten und -tage mit den höchsten Öffnungs- und Klickraten zu identifizieren.

So kannst du schnell und effektiv den für dich erfolgreichsten Versandzeitpunkt ermitteln und ihn als Grundlage für die Terminierung deiner zukünftigen Mailings nutzen.

Es ist wichtig, regelmäßig neue Tests durchzuführen, da sich das Nutzerverhalten deiner Abonnenten im Laufe der Zeit ändern kann, und du nur so herausfinden kannst, welche Faktoren Einfluss auf deine KPIs haben.

Der einfachste Weg, den besten Versandzeitpunkt zu finden, ist zweifellos eine umfassende E-Mail Marketing Software. Mit ihrer Hilfe können bisher gesammelte Daten analysiert und ausgewertet sowie Zielgruppen segmentiert werden, um mehrere Tests gleichzeitig durchzuführen.

Dynamische und damit individuell wählbare Versandzeitpunkte unterstützen dich zudem dabei, deine Newsletter-Kampagnen automatisch immer zur richtigen Zeit zu versenden.

Mit dem Versandzeit-Modul unserer E-Mail Marketing Software MAILINGWORK hast du die Möglichkeit, E-Mails weltweit zum idealen Zeitpunkt zu verschicken. Das Modul bietet zwei verschiedene technische Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass deine Abonnenten zur richtigen Zeit erreicht werden:

Zeitgesteuerter Versand nach Ortszeit

Dieses Modul ermöglicht nicht nur die Planung der Versandzeit deiner Mailings, sondern berücksichtigt auch die Zeitzone, in der sich deine Abonnenten befinden. Wenn du beispielsweise eine Kampagne für 9:00 Uhr morgens planst, stellt das Modul sicher, dass ein Empfänger in Berlin die E-Mail um 9:00 Uhr seiner Ortszeit erhält, während ein Empfänger in London die E-Mail eine Stunde später, also um „seine“ 9:00 Uhr, erhält. Der Versand nach Ortszeit basiert entweder auf der Angabe des Länderkennzeichens im Profil des Abonnenten oder auf der systemseitigen statistischen Ermittlung der Zeitzone.

Ein Muss für:

• B2B- und B2C-Unternehmen mit weltweitem Kundenstamm
• international agierende Unternehmen mit mehreren Standorten
• Agenturen mit internationalen Kunden
• Einzelhandels- und Onlinehändler

Zeitgesteuerter Versand nach Wunschzeit des Empfängers

Mithilfe des Versandzeit-Moduls kannst du E-Mails auch zu vom Empfänger gewünschten Zeiten verschicken. Du kannst für jeden Abonnenten spezifische Versandtage und -zeiten als Abonnentenfelder in seinem Profil anlegen. Jeder Abonnent kann individuell auswählen, an welchem Wochentag und zu welcher Uhrzeit er die E-Mails erhalten möchte.

Idealerweise geben deine Abonnenten diese Präferenzen bereits bei der Anmeldung zum Newsletter an, oder du bittest sie später, ihr Profil entsprechend anzupassen.

Falls du bereits Wunschtage und -zeiten in deinem eigenen CRM-System erfasst hast, können diese problemlos in die MAILINGWORK E-Mail Marketing Software importiert werden.

Ein Muss für Marketingexperten,

• die sich an den Wünschen ihrer Abonnenten orientieren möchten
• die ihre Kunden individuell ansprechen möchten
• die Abonnentenprofile erweitern möchten

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Versandzeitpunkt einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg deines Newsletters hat. Wenn du dich bisher nicht intensiv mit diesem Thema befasst hast, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür. Alles, was du benötigst, steht dir zur Verfügung.

Je mehr Zeit du dir nimmst, um deine Abonnenten und ihr Nutzerverhalten zu analysieren, desto mehr Informationen stehen dir zur Verfügung, um den Versandzeitpunkt an deine Zielgruppe(n) anzupassen.

Wenn du über einen längeren Zeitraum hinweg verschiedene Versandzeiten testest und diese detailliert auswertest, wirst du sicherlich mehrere Zeitfenster finden, die sich ideal für deinen Newsletter-Versand eignen.