Es ist doch so: Ein guter Newsletter erregt die Aufmerksamkeit Ihrer Leser. Zur falschen Zeit versendet, geht Ihr Mailing jedoch möglicherweise in der alltäglichen E-Mail Flut Ihrer Abonnenten verloren. Und im schlimmsten Fall landet er anschließend bei der nächsten Lösch-Aktion einfach ungelesen im virtuellen Papierkorb…
Nachdem wir über 100 Millionen E-Mails unserer Kunden analysiert und ausgewertet haben, können wir dazu nur sagen: Den idealen Versandzeitpunkt gibt es nicht. Er hängt einfach von zu vielen unterschiedlichen Faktoren, wie etwa den Gewohnheiten Ihrer Zielgruppe und äußeren Einflüssen wie Online-Events, ab.
Unser Leitfaden soll Sie deshalb dabei unterstützen, Ihren eigenen perfekten Versandzeitpunkt zu ermitteln und anhand von Benchmarks erste A/B-Tests durchzuführen.
Warum es so wichtig ist, wann Sie Ihren Newsletter versenden
Laut verschiedenen Studien und eigener Analysen entscheidet sich bereits in den ersten Stunden nach Versand Ihres Newsletters, wie erfolgreich dieser performen wird. Denn je mehr Zeit verstreicht, umso wahrscheinlicher, dass neu eintreffende E-Mails Ihren Newsletter immer weiter nach unten in der Übersicht schieben.
Und sicher kennen Sie es auch selbst: Wenn das Postfach voll ist, priorisieren wir automatisch die einzelnen Mails und entscheiden oft nach Absender und/ oder Betreff, ob es sich wirklich lohnt, die E-Mail zu lesen.
“Die höchsten Öffnungs- und Klickraten erreichen Sie nur,
wenn Sie Ihre Zielgruppe sehr gut kennen.
Das gelingt Ihnen vor allem mit unserem A/B Test”Christian Reißig, Teamleiter 1st & 2nd Level Support
Natürlich gibt es auch Newsletter, die noch am nächsten Tag oder gar in der folgenden Woche erst geöffnet werden. Die Regel jedoch bleibt: Der Großteil der Interaktion wird bereits innerhalb der ersten zwei Stunden nach Versand ausgeführt. Je frischer also das Mailing, umso höher die Aufmerksamkeit.
Und mit Interaktionen meinen wir übrigens nicht nur Ihre Öffnungsrate: Auch Klickraten stehen häufig im Zusammenhang mit dem Versandzeitpunkt Ihres Newsletters.
Ein gutes Beispiel hierfür sind u. a. zeitlich begrenzte Angebote oder Event-Einladungen, die oft eine andere Vorlaufzeit als Newsletter mit Evergreen-Content und -Links brauchen.
Der Schlüssel für den idealen Versandzeitpunkt Ihrer Newsletter: Ihre Zielgruppe
Um den idealen Versandzeitpunkt zu ermitteln, steht im Vordergrund die Frage, wen Sie erreichen wollen und wie sich Ihre Abonnenten vermutlich im Internet bewegen. Schließlich hat jede Zielgruppe unterschiedliche Merkmale und Muster, die es im ersten Schritt zu erkennen gilt.
Junge Mütter werden beispielsweise mit hoher Wahrscheinlichkeit zu anderen Uhrzeiten ihre Mails lesen, als ein Autoverkäufer oder aber ein Agenturinhaber.
Eine erste Hilfestellung bei der Einteilung der Zielgruppe bietet daher die generelle Unterscheidung zwischen Businesskunden (B2B) und Endverbrauchern (B2C).
Während Newsletter im Geschäftsumfeld fast ausschließlich während der Bürozeiten geöffnet werden, erreichen sie Customer bevorzugt abends und am Wochenende – also genau entgegengesetzt.
Unser Expertenrat: Ist der Inhalt (und natürlich Ihre Betreffzeile) gut, wird der Newsletter auch noch innerhalb der nächsten 12 Stunden gelesen. Die Relevanz der Themen für die Zielgruppe spielt also eindeutig die größere Rolle!
So finden Sie den perfekten Versandzeitpunkt
Um die beste Uhrzeit und den besten Tag für den Versand Ihres Mailings zu bestimmen, helfen Ihnen folgende 5 Schritte:
1. Analysieren Sie Ihre Zielgruppe mit Hilfe bisher gesammelter Daten
- Sind Ihre Leser Endkunden (B2C) oder Unternehmer (B2B)?
- Sind Ihre Abonnenten berufstätig?
- Wann ist Ihre Zielgruppe gewöhnlich online aktiv?
- Wie alt sind sie?
- Wie leben sie?
- Aus welchen Regionen/ Ländern kommen sie?
- Wie gestaltet sich der Tagesablauf Ihrer Zielgruppe?
2. Analysieren Sie bisherige Newsletter-Erfolge & -Misserfolge
- Welche Uhrzeiten hatten bisher die höchsten Öffnungs- und Klickraten zur Folge?
- Welche Tage haben die besten Ergebnisse hervorgerufen?
- Was haben erfolgreiche Newsletter gemeinsam?
3. Bewerten Sie die Ergebnisse und stellen Sie Thesen auf
- Lassen sich Muster bei den verschiedenen Versandzeitpunkten erkennen?
- Wann könnte Ihre Zielgruppe gut erreichbar sein?
- Spielen weitere Faktoren eine Rolle im Nutzerverhalten – und wenn ja, welche?
- Ist es sinnvoll, Ihre Zielgruppe genauer zu segmentieren (beispielsweise anhand ihres Alters, Geschlechts oder Jobs)?
- Welche Maßnahmen (Uhrzeiten & Wochentage) lassen sich anhand der Thesen ableiten?
- Was sind logische Schlussfolgerungen über die durchschnittliche Tagesaktivität Ihrer Abonnenten?
Unser Tipp: Nehmen Sie hier am besten auch Benchmarks und die Versandzeiten Ihrer Mitbewerber als Anhaltspunkt, um erste Thesen aufzustellen und dahingehend zu testen.
4. A/ B-Tests: Setzen Sie die erarbeiteten Maßnahmen um
Mit Hilfe von E-Mail Marketing Softwares lässt sich im nächsten Schritt testen, ob die ermittelten Versandzeitpunkte die gewünschten Erfolge bringen oder möglicherweise bestimmte Thesen widerlegen.
5. Stocken Sie Kundendaten kontinuierlich auf
Bevor Sie erneut planen, welche weiteren Uhrzeiten und Wochentage Sie testen, sollte Ihr Fokus auch auf der stetigen Aufstockung der Daten liegen.
- Welche Daten helfen Ihnen, detailliertere Buyer Personas zu erstellen?
- Welche Möglichkeiten haben Sie, neue Daten zu erfragen?
Welche Faktoren haben Einfluss auf den idealen Versandzeitpunkt?
Am Ende sagt die Öffnungsrate Ihrer Newsletter allein jedoch nur wenig darüber aus, wie gut Ihre Newsletter Kampagne performt. Denn es ist doch so: Mit Ihrem Mailing wollen Sie etwas bewirken. Entweder soll Ihr Leser Ihren letzten Blogbeitrag lesen, in Ihrem Shop stöbern oder am besten direkt mit dem neuen Gutscheincode zuschlagen. Entscheidend ist also vielmehr die Klickrate und damit verbunden auch die Conversion Rate.
Denn was, wenn Ihr Abonnent nur kurz Zeit hat (beispielsweise in der Mittagspause) und aus Neugier auf Ihr Mailing klickt. Als er feststellt, dass er keine Zeit hat durch Ihren Onlineshop zu stöbern, schließt er Ihren Newsletter wieder und vergisst dann sehr wahrscheinlich im Laufe des Tages, dass er noch bei Ihnen bestellen wollte.
Testen Sie deshalb am besten mit Hilfe von A/ B-Tests, wie sich bereits kleine Zeitabweichungen (30-60 Minuten) auf Ihre Conversion Rate auswirken.
B2B vs. B2C: Wann sollten Sie Ihren Newsletter versenden?
Neben unterschiedlichen Faktoren beeinflusst vor allem die Art Ihrer Kunden den richtigen Versandzeitpunkt Ihres Newsletters.
B2B – Die optimale Versandzeit für Ihren Newsletter
Mit Blick auf die Arbeitswoche scheint für den Versand eines B2B-Newsletter in der Regel erst einmal jeder Tag gleich gut geeignet zu sein. Zu den Ausnahmen zählen auf den ersten Blick lediglich der Montagmorgen – hier wird gern großzügig gelöscht, um die über das Wochenende aufgelaufene E-Mail-Flut abzuarbeiten – sowie der Freitagnachmittag, an dem wir alle Richtung Wochenende streben.
Lange Zeit wurde deshalb pauschal empfohlen, dienstags oder donnerstags zu versenden – mit dem Ergebnis, dass die meisten Marketer nun den Donnerstagvormittag für Mailings nutzen. Nach unserer Analyse von über 100 Millionen Newsletter, die durch unsere Kunden mittels des MAILINGWORK Newsletter Tools verschickt wurden, können wir hierzu sagen: Auch bei unseren Kunden wird sofort deutlich, dass sie eine Vorliebe für den Donnerstag haben.
Doch wie können Sie nun übervolle Posteingänge umgehen und wie vermeiden Sie, dass Ihre Newsletter einfach ungelesen gelöscht werden?
Ganz einfach: Versenden Sie antizyklisch! Brechen Sie mit dem üblichen Verhaltensmuster und setzen Sie beispielsweise auf die Nachmittagsstunden. Diese sind sehr gut für Business-E-Mails geeignet. Besonders interessant ist auch die Zeit nach der Mittagspause, denn die wichtigsten Aufgaben sind dann bereits abgearbeitet und es beginnt der zweite Teil des Arbeitstages.
Hinsichtlich der Morgenstunden sind die Standpunkte unter Werbetreibenden hingegen widersprüchlich. Zum einen sollen Newsletter, die frühmorgens eintreffen (zwischen 7 und 9 Uhr), gut funktionieren, da die meisten den Arbeitstag mit dem Lesen von E-Mails beginnen. Andere Experten wiederum raten erst ab 9.30 Uhr zu versenden, um nicht dem morgendlichen Löschzwang zum Opfer zu fallen.
Unsere eigene Erfahrung zeigt hier, dass Reaktionen – also Öffnungen und Klicks – mittwochs und donnerstags in der elften Stunde ihr Höchstmaß erreichen und nur noch vom Donnerstagnachmittag getoppt werden.
Zwischenfazit: Der beste Newsletter Versandzeitpunkt bei B2B-Kunden
Um Ihre B2B-Kunden zu erreichen, ist es sinnvoll, die Mailings innerhalb der regulären Arbeitszeiten zu versenden und darauf zu achten, nicht während der Stoßzeiten im Postfach Ihres Empfängers zu landen. Scheuen Sie aber auch nicht davor, einfach mal komplett aus der Reihe zu fallen und testen Sie verschiedene Tage und Zeiten abseits der beliebtesten Versandzeiten. Der perfekte B2B Newsletter-Versandzeitpunkt ist schließlich individuell und gerade auch von Ihrer Branche abhängig.
Und nicht vergessen: Wenn sich Ihre Empfänger in anderen Regionen/ Ländern aufhalten, sollten Sie die Versandzeiten mit Hilfe Ihres E-Mail Marketing Tools anpassen.
B2C – Der beste Zeitpunkt, um Newsletter zu versenden
Die ideale Zeit für den Versand Ihrer Newsletter an Endverbraucher sind in der Regel die Abendstunden ab 20 Uhr. Arbeit und Kinderbetreuung sind geschafft und es bleibt Zeit für Online-Shopping und Co.
Mittlerweile rufen Arbeitstätige aber auch im Büro ihre privaten E-Mails ab, wodurch ein Versand auch von Montag bis Freitag zwischen 9 und 14 Uhr durchaus Sinn machen kann.
Aber Achtung: Senden Sie zu diesen Zeiten nur Informationen und verzichten Sie auf konkrete Kaufaufforderungen! Hierzu fehlt im Büro die Zeit.
Ebenso bedenken sollten Sie auch weitere Faktoren wie alltägliche Routinen Ihrer Zielgruppe, anhand welcher sich neue Schlussfolgerungen ableiten lassen. Junge Mütter oder sogenannte Silver Surfer beispielsweise erreicht man in der Regel auch in den Morgenstunden. So kann also auch hier ein Mailing inklusive eines konkreten Call-to-Action zielführend sein kann.
Zwischenfazit: Wann Sie Ihren B2C Newsletter versenden sollten
Im B2C Bereich hängt der perfekte Versandzeitpunkt deutlich stärker von der jeweiligen Familien- sowie Berufssituation ab. Wichtig ist daher so genau wie möglich zu erfassen, um wen es sich bei Ihren Abonnenten handelt. Nur so finden Sie heraus, wann Ihre Leser am besten erreichbar sind und Zeit haben, mit Ihrem Newsletter zu interagieren. Je besser Sie also die Gewohnheiten Ihrer Zielgruppe kennen, desto leichter und schneller finden Sie einen guten Zeitpunkt, um Ihren Newsletter zu versenden.
E-Mails und Newsletter am Freitag oder Wochenende: Ja oder Nein?
Die Antwort: Kommt drauf an. Im B2C ist das Wochenende sehr beliebt, sodass sich Newsletter mit Businessinhalten nicht selten an der imaginären Postfachschlange anstellen müssen und mit Pech am Montagmorgen direkt ungelesen im Papierkorb landen.
Im E-Commerce beispielsweise sieht es jedoch ganz anders aus: Der Sonntag zählt schlechthin als Umsatz-Spitzenreiter! Besonders interessant scheinen Versandzeiten am Morgen gegen 10 Uhr zu sein, wo die Öffnungsrate von Newslettern ihren Spitzenwert erreicht.
Zudem zeigt sich, dass Freitagnachmittag sowie die erste Hälfte des Samstags eher schlechter performen. Wahrscheinlich, da zu dieser Zeit ein Großteil von Lesern mit Einkäufen und dem eigenen Haushalt beschäftigt sind. Besser geeignet sind daher die Nachmittage und frühen Abendstunden. Aber auch hier bestätigen Ausnahmen die Regel: Wenn beispielsweise Sonnenschein für das Wochenende vorhergesagt wurde, werden wahrscheinlich die wenigsten Ihrer Leser daheim am Bildschirm sitzen. Wenn es hingegen regnet, ist ein Blick in das E-Mail Postfach deutlich wahrscheinlicher.
Doch auch besondere Anlässe, Schulferien und Feiertage beeinflussen, wann Ihr Leser Zeit für Ihren Newsletter findet und sollten deshalb nicht außer Acht gelassen werden.
Und wann ist nun der beste Zeitpunkt, um Ihre Newsletter zu versenden?
Wie Sie sicher richtig interpretiert haben: Es gibt nicht den idealen Versandzeitpunkt, der sich pauschal für jeden Newsletter anwenden lässt. Der optimale Zeitpunkt ist immer abhängig von Ihrer Zielgruppe! Trotzdem lässt sich zusammenfassen: Business-Kunden sind eher zu klassischen ‚9 to 5‘ Bürozeiten erreichbar, Privatleute vor allem am späten Nachmittag und Abend sowie am Wochenende.
Weitere Fragen, die Ihnen dabei helfen, den für Sie perfekten Newsletter Zeitpunkt zu ermitteln:
- Wann verzeichnet Ihre Website durchschnittlich die meiste Aktivität?
Mit Hilfe Analytic-Tools lässt sich auswerten, wann Ihre Zielgruppe besonders aktiv ist, was sich oft auch auf Ihre Newsletter-Versandzeiten anwenden lässt. - Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrem Newsletter?
Wollen Sie Ihre Leser beispielsweise zu einem Event einladen, sollten Sie eine gewisse Vorlaufzeit bedenken oder im Falle eines hochpreisigen Angebots überlegen, ob nicht der Monatsanfang als Versandzeitpunkt mehr Sinn macht. - Wann versenden Ihre Mitbewerber Ihre Mailings?
Falls Sie es noch nicht getan haben sollten: Melden Sie sich doch einfach mal bei dem Newsletter Ihrer Mitbewerber an und studieren Sie diese. Gibt es einen Tag, an denen Sie besonders häufig E-Mails erhalten? Dann ist es definitiv eine Überlegung wert, mal gegen den Strom zu schwimmen. Am besten natürlich so, dass Sie der Erste sind, der die neuesten Themen anspricht und Angebote raushaut. - Womit empfangen Ihre Leser Ihre E-Mails?
Indem Sie schauen, über welche Endgeräte Ihre Abonnenten ihr Postfach öffnen, lassen sich oft viele spannende Rückschlüsse ziehen. Z. B. ob er zuhause auf dem Sofa oder im Büro auf ihn zugreift. - Wo empfängt Ihr Abonnent Ihren Newsletter?
Auch der Ort des Newsletter-Abrufs ist durchaus interessant und sollte berücksichtigt werden, wenn Sie Leser in unterschiedlichen Zeitzonen haben.
A/B-Tests für schnellere Resultate in der Versandzeit-Optimierung
Um sich dem optimalen Versandzeitpunkt im nächsten Schritt Stück für Stück zu nähern, können Sie verschiedene Versandzeiten mit einem A/B-Test ausprobieren. Das heißt, Sie teilen Ihren Verteiler in Gruppen auf und versenden das Mailing an den verschiedenen Tagen zu verschiedenen Zeiten anhand Ihrer Schlussfolgerungen.
Im Anschluss bieten Ihnen E-Mail Marketing Tools die Möglichkeit, Ihre Statistiken auszuwerten und die Versandzeiten und -tage mit den höchsten Öffnungs- und Klickraten zu identifizieren.
So ermitteln Sie schnell und effektiv den für Sie erfolgreichsten Versandzeitpunkt und können diesen als Basis für die Terminierung Ihrer zukünftigen Mailings nutzen.
Wichtig ist vor allem, immer wieder neue Tests durchzuführen, da sich das Nutzerverhalten Ihrer Abonnenten mit der Zeit verändern kann und Sie nur so herausfinden, welche Faktoren auf Ihre KPIs Einfluss haben.
Mit dem richtigen Newsletter Tool automatisch & pünktlich versenden
Der einfachste Weg, den besten Versandzeitpunkt zu finden: Ganz klar eine umfangreiche Newsletter-Software. Durch Ihre Hilfe lassen sich bisher gesammelte Daten analysieren und auswerten sowie Zielgruppen segmentieren, um mehrere Tests gleichzeitig durchzuführen.
Dynamische und damit individuell wählbare Versandzeitpunkte unterstützen Sie zudem dabei, Ihre Newsletter Kampagnen automatisch immer zur richtigen Zeit zu versenden.
Zeitgesteuerter Newsletter-Versand nach Ortszeit und Wunschzeit des Empfängers
Mit dem Versandzeit-Modul unseres MAILINGWORK Newsletter-Tools haben Sie beispielsweise des Weiteren die Möglichkeit, weltweit E-Mails zum idealen Zeitpunkt zu verschicken. Das Modul bietet Ihnen dabei zwei verschiedene technische Möglichkeiten, um Ihre Abonnenten garantiert zur richtigen Zeit zu erreichen:
1) Zeitgesteuerter Versand nach Ortszeit
Dieses Modul bietet nicht nur die Möglichkeit, die Versandzeit Ihrer Mailings zu terminieren, sondern es beachtet darüber hinaus auch die Zeitzone, in der sich Ihre Abonnenten befinden. Legen Sie beispielsweise für eine Kampagne die Versandzeit auf 9.00 Uhr morgens fest, stellt das Modul sicher, dass der Empfänger in Berlin die E-Mail 9.00 und der Empfänger in London die E-Mail eine Stunde später, also zu “seiner” 9.00 Uhr-Zeit erhält. Grundlage für den Versand nach Ortszeit ist dabei entweder eine Angabe des Länderkennzeichens im Profil des Abonnenten oder aber die systemseitige statistische Ermittlung der Zeitzone.
Must Have Feature für:
- B2B und B2C-Unternehmen mit weltweitem Kundenstamm
- international agierende Unternehmen (mit mehreren Standorten)
- Agenturen mit internationalen Kunden
- Retail und Etail Händler
2) Zeitgesteuerter Versand nach Wunschzeit des Empfängers
Mithilfe des Versandzeit-Moduls ist es außerdem möglich, E-Mails nach Wunschzeit zu verschicken. Für jeden Abonnent können Sie so einen spezifischen Versand-Wochentag und eine Versand-Uhrzeit als Abonnentenfelder im Profil Ihres Lesers anlegen. Jeder Abonnent wählt dabei individuell, an welchem Wochentag und zu welcher Uhrzeit er die E-Mails bekommen möchte.
Idealerweise machen Ihre Abonnenten diese Angabe bereits bei der Anmeldung zum Newsletter oder Sie bitten sie zu einem späteren Zeitpunkt ihr Profil anzupassen.
Sollten Sie bereits Wunschtage und -zeiten in Ihrem eigenen CRM-System erfasst haben, lassen sich diese natürlich problemlos in die MAILINGWORK E-Mail Marketing Software importieren.
Must Have Feature für Marketer,
- die sich an den Wünschen ihrer Abonnenten orientieren
- die ihre Kunden individuell ansprechen möchten
- die Abonnentenprofile ausbauen möchten
Fazit – Die beste Zeit für Ihren Newsletter-Versand
Abschließend lässt sich sagen, dass der Versandzeitpunkt einen großen Einfluss auf den Erfolg Ihres Newsletters hat. Sollten Sie sich also nicht nicht mit diesem Thema beschäftigt haben, wird es jetzt höchste Zeit. Alles, was Sie brauchen, haben Sie ja jetzt.
Je mehr Zeit Sie sich nehmen, Ihre Abonnenten und deren Nutzerverhalten zu analysieren, desto mehr Informationen stehen Ihnen zur Verfügung, um Ihre Versandzeit an Ihre Zielgruppe(n) anzupassen.
Wenn Sie über einen längeren Zeitraum hinweg verschiedene Versandzeiten testen und diese detailliert auswerten, finden Sie mit Sicherheit mehrere Zeitfenster, die sich ideal für Ihren Newsletterversand eignen.
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