Beim Newsletterversand wird zumindest die E-Mail-Adresse einer Person verarbeitet. In der Regel kommt für die persönliche Ansprache noch der Name hinzu. Es handelt sich also um die Verarbeitung personenbezogener Daten. Spätestens seit Einführung der DSGVO werden wir an dieser Stelle hellhörig: Eine passende Formulierung für die Datenschutzerklärung muss her! Wir erklären, welche Informationen Ihre Datenschutzerklärung enthalten muss, wenn Sie Ihren Interessenten einen Newsletter anbieten.
Double-Opt-In Lösung für die Einwilligung
Dass für einen solchen Newsletterversand in der Regel die Einwilligung des Empfängers eingeholt werden muss, ist klar: Hierfür greifen Seitenbetreiber am besten auf eine Double-Opt-In-Lösung zurück, bei der der Empfänger zunächst eine Bestätigungs-Email mit Bestätigungslink bekommt, bevor er im Mail-Verteiler landet. Etwas anderes kann bei der Bestandskundenwerbung gelten: Hier darf der Unternehmer Werbung für ähnliche Produkte machen, wenn er die E-Mail-Adresse des Empfängers im Zusammenhang mit dem Erwerb dieser Produkte bekommen hat. Außerdem muss er eine Reihe von Informationspflichten erfüllen.
Unabhängig davon, ob das Unternehmen Newsletter oder Bestandskundenwerbung versendet, gehört zu den Informationspflichten in jedem Fall die Datenschutzerklärung.
Transparent und verständlich
Die Datenschutzerklärung gibt wider, was mit personenbezogenen Daten passiert. Sie dient außerdem dem Zweck, zu erklären, auf welcher Grundlage die Daten verarbeiten werden. Es soll beschrieben werden, welche Daten von dem Unternehmen verarbeitet werden und inwiefern eine Weitergabe an andere stattfindet. Häufig wird die Datenschutzerklärung auch dazu verwendet, dem Seitenbesucher zu erklären, was das Unternehmen alles unternimmt, um die Daten zu schützen.
Aus rechtlicher Sicht müssen Seitenbetreiber vor allem auf Transparenz und Verständlichkeit achten. Eine saubere Gliederung ist daher das A und O. Auch sprachlich sollte die Datenschutzerklärung eher einfach gehalten sein. Die Erklärung, wie Daten im Rahmen des Newslettermarketings verarbeitet werden, wird typischerweise unter dem Punkt „Verarbeitungen im Rahmen der Kommunikation mit den Nutzern“ aufgenommen. Hier geht es neben den personenbezogenen Daten für den Newsletterversand auch um Daten, die im Rahmen von Kontaktformularen und Kommentarfeldern verarbeitet werden.
Wieso, weshalb, warum?
Unter dem Stichwort Newsletterversand muss der Seitenbetreiber also erklären, auf welcher Basis die Verarbeitung von personenbezogenen Daten stattfindet. Da Newsletter in der Regel aufgrund der Einwilligung versendet werden, muss also erläutert werden, dass die Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung durchgeführt wird. Außerdem sollte der Leser darauf hingewiesen werden, dass diese Einwilligung bis zum Widerruf durch den Empfänger wirkt.
Wird für den Newsletterversand auf einen Drittanbieter zurückgegriffen, muss dies außerdem kommuniziert werden. Hier kommt es nicht darauf an, an welchen Dienstleister die Daten übermittelt werden. Es genügt zu erklären, dass die Daten im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung an einen Dienstleister für E-Mail-Marketing übermittelt werden.
Mehr Daten verarbeiten, als eigentlich notwendig? Geht das?
Wie erwähnt sollte im Sinne der Datensparsamkeit nur Daten verarbeitet werden, die tatsächlich benötigt werden. Was ist aber, wenn das Unternehmen Daten, wie etwa das Geschlecht und das Alter haben möchte, um das Angebot besser anzupassen? Werden Solche Daten zu Optimierungszwecken verarbeitet, muss die Datenschutzerklärung natürlich darauf eine Antwort parat haben. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung kann hier ein berechtigtes Interesse an der Optimierung der Angebote herangezogen werden. Wie die Datenschutzerklärung strukturiert ist, ist an dieser Stelle ganz dem Unternehmer überlassen. Daten ohne einen legitimen Zweck zu verarbeiten ist hingegen in den meisten Fällen rechtswidrig.
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