Marketing Automation: Ihr leichter Einstieg

Marketing-Prozesse werden komplexer, Strukturen umfangreicher und die Datenmengen nehmen zu. Hier den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten, ist nicht immer einfach. Zwischen Kundenmanagement, Dialogmarketing, individueller Betreuung und persönlicher Ansprache dieser Individualität manuell gerecht zu werden, grenzt fast an ein Wunder. Sobald die personellen und zeitlichen Ressourcen nicht mehr ausreichen, um einzelne Kunden qualitativ hochwertig zu gewinnen, zu betreuen und zu managen, stoßen Unternehmer und Marketer früher oder später auf das Thema Marketing Automation. Sie leistet wertvolle Hilfe bei der Einordnung sowie Kategorisierung von Kontakten und steigert diese zudem kontinuierlich in ihrer Qualität.

Häufig stellen sich Einsteiger jedoch die Frage, wie sie am besten mit der Automatisierung ihres Marketings starten sollten, um direkt von Beginn an Erfolge zu sehen. Und wahrscheinlich stehen auch Sie gerade an diesem Punkt: Sie müssen entscheiden, welche Workflows Priorität haben und wo Sie anfangen sollen, wenn Ihnen doch so viele Funktionen und Strategien zur Auswahl stehen.

Hinzu kommt zudem häufig noch der Zeitdruck, da am besten so schnell wie möglich begonnen werden sollte, was den Einstieg nur zusätzlich erschwert. Denn Marketing Automation sollte vor allem eins: Stress sparen und ihn nicht auch noch auslösen. Wie das am einfachsten gelingt und wie Sie schon von Beginn an von der Automatisierung Ihres Marketings profitieren, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Was ist Marketing Automation?

Auch wenn Automation sehr technisch und unpersönlich klingt, ist es dies im praktischen Sinne in keinster Weise. Es beinhaltet vielmehr die strategische Vernetzung von Kontakten mit einer exakt abgestimmten Kommunikation. Ziel dabei ist es, sich in den Kundenlebenszyklus einzubinden und Kunden langfristig mit passenden Inhalten sowie Angeboten zu begleiten.

Bestehende Kundendaten werden so kontinuierlich ausgebaut und Sie bekommen ein immer detaillierteres Bild einzelner Kunden. Durch die Ihnen zur Verfügung stehenden wachsenden Daten, kann die Kundenansprache infolgedessen immer präziser werden und Ihr Marketing-Prozess so effizient, wie er sein sollte.

„Dank Marketing Automation gelingt es Dir spielend leicht, deine Leads und Kunden mit personalisierten und individuellen Inhalten anzusprechen und das immer zur richtigen Zeit.“

Katharina Winkler, Sales Assistenz

Planbar und effizient: So gelingt der erfolgreiche Einstieg in Marketing Automation

Gerade für Unternehmen, die noch ganz am Anfang stehen, gilt es sich in kleinen Schritten der Automatisierung anzunähern. Und auch, oder gerade weil, Marketing Automation aus einer Vielzahl von Bausteinen besteht, welche für die verschiedensten Anwendungsgebiete und Probleme genutzt werden können, sollte gerade zu Beginn nicht alles auf einmal umgesetzt werden. Fokussieren Sie sich besser auf die für Sie wichtigsten Bereiche und bauen Sie auf dieser Grundlage Ihre Workflows aus.

Wenn Sie also beispielsweise bereits über einen Newsletter verfügen, sollten Sie diesen nach und nach durch Automatisierung erweitern und ausbauen, bevor Sie das nächste Thema angehen.

Wie funktioniert Marketing Automation in der Praxis?

Mit Hilfe von automatisiertem Online Marketing sprechen Sie, wie bereits erwähnt, Ihre Empfänger immer auf persönlicher und individueller Ebene an. Nehmen wir als Beispiel eine Marketing Agentur:

Ein potenzieller Kunde sucht nach Möglichkeiten, seine Reichweite zu erhöhen. Dabei stößt er auf unterschiedliche Artikel und Angebote von Ihnen und entscheidet sich schließlich für das von Ihnen angebotene Freebie zum Thema Social-Media-Maßnahmen. Hier sieht er das größte Potenzial und ist an weiteren Informationen interessiert.

Mit einer Lead Nurturing-Sequenz wird er darauffolgend nach 2 Wochen per E-Mail gefragt, ob er mit den erzielten Erfolgen zufrieden ist und/oder eine individuelle Betreuung seiner Kanäle durch Sie als Agentur wünscht. Durch ein persönliches und individuelles Angebot, z. B. einen Rabatt für einen halbjährlichen Betreuungs-Vertrag, runden Sie dieses Mailing dabei ab.

Sie sehen: In der Automation laufen zwei verschiedene Prozesse zusammen.

1. Das Datenmanagement und
2. das Kampagnenmanagement.

Erfolgreiches Datenmanagement: Kundengruppen segmentieren und ansprechen

Im Datenmanagement verwalten Sie Ihre Kundendaten sowie Daten von Interessenten oder beispielsweise von Newsletter-Abonnenten. Gerade zu Beginn sind dies allerdings häufig nur die E-Mail-Adresse sowie vielleicht noch der Name und das Geschlecht.

Über getätigte Einkäufe und Downloads lassen sich in der Regel jedoch auch weitere Merkmale ableiten, wie z. B. Interessen oder aber die Kaufhäufigkeit sowie -verhalten. Wenn Sie also bisher Ihre E-Mail Marketing Software richtig ein- und aufgesetzt haben, konnten Sie auch Daten über das Verhalten Ihres Kunden auf der Webseite oder im Online-Shop sammeln und diese automatisch mit dem Kundenprofil in der Datenbank verbinden. Lassen Sie uns doch einmal einen kleinen Test machen:

Wissen Sie bereits,

• welche Themen im Newsletter für Ihre Kunden besonders interessant waren? Und vor allem: Welche Produkte seine Neugier geweckt haben?
• wie sich Ihre Kunden nach dem Kauf verhalten haben?
• wie lange er nicht mehr Ihre Webseite oder Ihren Online-Shop besucht hat?
• wann er das letzte Mal bei Ihnen eingekauft hat?

Falls Nein, sollten Sie hier ansetzen. Dies sind allerdings nur einige Beispiele, wie Kundendaten nach und nach effektiv präzisiert werden können.

Durch sie entstehen mit der Zeit Profile, auf deren Grundlage eine sehr individuelle Ansprache möglich ist. Zwar ist es nahezu unmöglich, jeden Kunden einzeln anzusprechen, jedoch lassen sich auf dieser Grundlage durch Marketing Automation bestimmte Cluster zusammenfassen, wie beispielsweise

1. männlich, 30 Jahre, Interesse: Technik oder aber
2. weiblich, 50 Jahre, Interesse: Nähen.

Anhand dieses Beispiels wird deutlich, dass wir hier von zwei ganz unterschiedlichen Adressaten sprechen, welche ebenso unterschiedliche Angebote benötigen. Diese wiederum lassen sich mit Hilfe einer Marketing Automation Software an die richtige Zielgruppe ausspielen.

Wie genau Sie innerhalb Ihrer Kunden differenzieren, ist jedoch auch abhängig von Ihren Angeboten. Finden Sie deshalb heraus, wie Ihre Interessengruppen ticken und welche Gemeinsamkeiten sie haben und differenzieren Sie sie danach, indem Sie verschiedene Empfänger-Gruppen bilden.

Und damit ist die Vorarbeit auch schon getan! Nun müssen nur noch die verschiedenen Kampagnen angelegt werden.

Automatisiertes Kampagnenmanagement für eine individuelle Ansprache

Im Kampagnen Manager Ihrer E-Mail Marketing Software lassen sich in der Regel E-Mail Prozesse für eine bestimmte Zielgruppe definieren. Ein solcher Prozess kann dabei sehr einfach sein, oder aber auch durch eingebaute Bedingungen komplexer werden. „Wenn“, „dann“, „oder“, „und“ sind bspw. Verknüpfungen von Verbindungen, die Sie im Zuge Ihrer Automatisierung aufbauen können.

Ein Beispiel: Der wohl einfachste Prozess ist die Begrüßung nach der Newsletter-Anmeldung.

Wenn der Interessent Ihren Newsletter abonniert,

dann erhält er nach 2 Stunden eine Begrüßungs-Mail

und nach 2 Tagen eine Info-Mail (z. B. über das Erscheinungsdatum des  Newsletters, über die Regelmäßigkeit, über Sonderaktionen etc.).

Dann wird er in die Standard-Newsletter-Kampagne überführt.

Der einmal angelegte Prozess zur Newsletter-Anmeldung wird so immer wieder automatisch denen zugewiesen, die sich neu für Ihren Newsletter anmelden, um die perfekte Abholung des Kunden zu gewährleisten.

Ein weiterer Vorteil: Innerhalb dieser zwei Kontaktaufnahmen (Begrüßungsmail und Info-Mail) können Sie bereits neue Informationen über Ihren Leser sammeln, indem Sie z.B. das Klickverhalten und die Verweildauer beobachten sowie die entsprechenden Werte dem Kunden zuordnen.

Ein weiteres kleines, aber feines Beispiel ist zudem die Anlage einer permanenten Umfrage zur Kundenzufriedenheit, welche immer wieder, natürlich an verschiedene Kunden, automatisiert verschickt wird.

Kurz und knapp zwei Fragen… Klick Klick… Schon wissen Sie mehr z. B. über die Zufriedenheit oder Interessen. Achten Sie hier jedoch unbedingt darauf, dass nicht immer die gleichen Kunden Ihre Umfrage erhalten. Diese wären ansonsten mit Sicherheit schnell genervt und verabschieden sich mit Pech direkt wieder von Ihrer Newsletter-Liste.

Unser Tipp: Automatisieren Sie dieses Verfahren und binden Sie das Zufallsprinzip bei der Wahl der Empfänger mit ein. Ihre Prozesse laufen so regelmäßig ohne ein großes Zutun Ihrerseits, was Ihnen Zeit erspart, während Sie Ihr Marketing effektiver gestalten – ein definitiv nicht zu vernachlässigender Pluspunkt. Doch was bringt Marketing Automation noch?

3 Gründe, warum sich der Einstieg in Marketing Automation lohnt

Neben dem Daten- und Kundenmanagement gibt es noch dutzende weitere Vorteile, die für Marketing Automation sprechen. Die 3 größten Vorteile jedoch, wollen wir Ihnen nicht vorenthalten:

Ganzheitliche Sicht auf den Kunden durch die richtige Datenpflege

Durch die immer individualisiertere Ansprache werden Inhalte für Empfänger, bei der richtigen Datenpflege, stetig interessanter und relevanter. So werden automatisch Öffnungs- und Klickraten erhöht, was wiederum dazu führt, dass Ihnen Ihre Kunden immer bekannter werden. Es entsteht also eine ganzheitliche Sicht auf Ihre Kunden durch die perfekte Verbindung von Ihrem Kundenmanagement, Ihrer Webseite, dem Newsletter, Ihrem Online-Shop und evtl. weiterer Marketingprodukte wie Kundenkarten oder aber Apps. Sie als Unternehmen können dadurch nachverfolgen, wie das Interesse Ihres Kunden wächst und die Kaufentscheidung reift, um zum richtigen Zeitpunkt den Verkauf abzuschließen. Hierbei unterstützt Sie das sogenannte Lead Scoring, welches Ihre Leads anhand ihrer Aktivität bewertet und so dabei hilft, kaufbereite Nutzer schneller zu identifizieren.

Unter anderem lassen sich übrigens über die eigene Website ebenso Kontakt-Formulare, Pop-ups und Push-Notifications erstellen, um den ersten Kontakt zu Ihren Lesern herzustellen. Indem Sie ihm daraufhin immer die Inhalte ausspielen, die auf sein Nutzerverhalten abgestimmt sind, lassen sich somit effektiv Leads qualifizieren.

Nachhaltigkeit: Ressourcensparend Kampagnen entwickeln

Automatisierte Kampagnen lassen sich nicht nur präzise definieren, sondern sind nach einmaliger Anlage zudem immer wieder nutzbar. So können Sie Kampagnen aufbauen, die sich bspw. nach Zielgruppen, Interessen, Verkaufs- oder Produktlebenszyklen oder Lebensereignissen definieren. Diese Kampagnen können nahezu in Endlosschleife laufen, wobei sie natürlich immer up to date sein müssen und optimiert werden sollten.

Prozesse, die sich über eine längere Zeit nicht verändern, laufen dabei selbständig ab und die Empfängergruppe definiert sich automatisch auf Grundlage bestimmter Kriterien von selbst neu.

Vielseitiger Nutzen durch eine Vielzahl an automatisierten Kampagnenarten

Die Möglichkeiten für Kampagnen sind nahezu unbegrenzt, jedoch immer abhängig vom jeweiligen Unternehmen:

• Mit Lead Management Kampagnen können Unternehmen beispielsweise mehr Interessenten generieren, qualifizieren und schließlich zu Kunden entwickeln.
• Über Bestandskundenkampagnen kann eine nachhaltige Kundenbindung aufgebaut und gepflegt werden.
• Mit Reaktivierungskampagnen können verloren geglaubte Kunden wieder zurückgeholt werden.
• Über Warenkorbabbruchskampagnen können Kaufabschlüsse motiviert und doch noch beendet werden. Oft fehlt nur noch der letzte Anstoß zur richtigen Zeit und im richtigen Ton. Nicht unbeachtlich dabei ist, dass es viel kosteneffizienter und erfolgreicher ist, die nicht-aktiven Kunden und Warenkorbabbrecher zurückzuholen, statt neue Interessenten zu gewinnen. Ein Punkt, den die meisten Unternehmen bisher jedoch vernachlässigen.

Marketing-Automation macht es somit möglich, unter Zeit- und Kostenersparnis Kunden persönlicher und individueller anzusprechen und sich von generischen Massenmails zu verabschieden. Es entsteht ein ganzheitliches One-to-One Kundenmanagement mit einer ganz individuellen Kundenansprache, was ebenso zu einem besseren Kundenverständnis führt.

Weitere Vorteile für den Marketing Automation Einstieg sind zudem

• eine zentrale und übergreifende Datenverwaltung,
• mehr und bessere Leads,
• eine intelligente Datenanalyse durch integrierte Tools und die damit verbundene Messbarkeit von einzelnen Maßnahmen und Kampagnen,
• die Steigerung der eigenen Reichweite sowie der Conversion Rate und
• eine verbesserte Zusammenarbeit von Marketing und Vertrieb.

Erste Schritte mit Marketing Automation für Einsteiger

Ganz gleich, ob Sie die Automatisierung im Team, mit einem Experten an Ihrer Seite oder allein angehen: Sie sollten bereits im Vorfeld alle Maßnahmen treffen, damit das Projekt geplant und organisiert abläuft. Unser 5-Schritte-Leitfaden gibt Ihnen deshalb eine konkrete Übersicht, damit Ihnen der Marketing Automation einfach Einstieg gelingt:

1. Definieren Sie Ihre Automationsziele

Um Ihr Marketing-Potenzial optimal auszuschöpfen, ist es im ersten Schritt wichtig, eine klare Vorstellung davon zu haben, was Sie durch Marketing Automation erreichen wollen. Wahrscheinlich haben Sie sich für den Einsatz einer Software entschieden, um Ihre bestehenden Prozesse zu vereinfachen, Zeit und personelle Ressourcen zu sparen sowie Ihre Leads und Kunden besser zu pflegen.

Doch was bedeutet dies konkret? Und durch welche Funktionen und Tools lassen sich Ihre Ziele erreichen?

Um hierbei die Überforderung durch die Vielzahl an Funktionen zu vermeiden, konzentrieren Sie sich zu Beginn zuerst auf jene, welche am besten zu Ihren Automationszielen passen:

• Interessenten in Leads verwandeln → Landingpage-Designer + dynamische Formulare
• Kampagnenleistung verbessern → Berichterstellung + Analyse Tools (u. a. Live Dashboard)
• Wertvolle und kaufbereite Leads identifizieren → Lead-Scoring-Funktionen
• Verkaufs- und Vertriebsprozesse vereinfachen → CRM + Sales Automation
• Durch SMART (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebundene) definierte Ziele, erreichen Sie hier einfacher eine Erhöhung des ROIs (Return on Investment).

Weitere mögliche Ziele, welche sich durch Marketing Automation erreichen lassen, sind beispielsweise:

• Mehr Umsatz
• Verbesserung des Images
• Stärkung der Kundenbindung
• Mehr Neukunden gewinnen
• Qualifiziertere Leads für den Vertrieb
• Messbare Ergebnisse von einzelnen Mailings und Kampagnen
• Entlastung bei der Lead-Bearbeitung
• Vermeidung/ Reduzierung von Kaltakquise

2. Schwachstellen und Potenzial identifizieren

Um die Automatisierung von Workflows von Beginn an professionell umzusetzen, steht allem voran – neben den gewünschten Zielen, ebenso die Identifizierung der größten Schwachstellen und Potenziale im aktuellen Marketing-Prozess.

Fragen Sie sich deshalb:

• Welche Prozesse wiederholen sich in Ihrem Marketing?
• Gibt es Workflows, die aktuell sehr viele Ressourcen verbrauchen?
• An was fehlt es Ihnen derzeit, um erfolgreich noch mehr Leads in Kunden zu verwandeln?

3. Konsolidieren Sie Ihre bisherigen Tools

Eine umfassende Marketing Automation Software bietet Ihnen in der Regel die Möglichkeit, all Ihre Tools an einem Ort zu verwalten. Dafür haben Sie im Grunde zwei Optionen: Sie integrieren Ihre bisherig genutzten Tools von Drittanbietern, was von einer Vielzahl an Softwares angeboten wird oder aber Sie wechseln zu internen Funktionen. Oft ist es jedoch eine Mischung aus beidem, da nicht jedes Tool intern verfügbar ist, sich jedoch eine Vielzahl ersetzen lässt. Häufig ist dies beispielsweise bei E-Mail Marketing oder CRM-Funktionen der Fall. Hier gilt es abzuwägen, ob die Integration eines internen Tools für Sie langfristig Ihren ROI maximiert oder es sich um einen unverhältnismäßigen Zeitaufwand handelt.

4. Definieren Sie Ihre Buyer Persona(s) für mehr Klarheit

Noch bevor es im nächsten Schritt darum geht, einzelne Workflows zu automatisieren, sollte vorab definiert werden, welche Zielgruppen Sie mit Ihren automatisiert gesteuerten Kampagnen ansprechen und gewinnen wollen. Fragen Sie sich also:

• Was lässt sich aus den bisher gesammelten Kundendaten ableiten?
• Welche Ihrer Produkte sprechen welche Zielgruppe an?
• Gibt es Produkte und Informationen, die für mehrere Gruppen relevant sind?
• Worin unterscheiden sich Ihre Buyer Personas?
• Welche Touchpoints gibt es entlang der Customer Journey?

5. Erste Automatisierungen für Quick-Wins

Was wir Ihnen an dieser Stelle gern mit auf den Weg geben wollen: Nehmen Sie sich selbst den Stress raus, indem Sie sich darüber klar werden, dass Sie nicht schon von Beginn eine hochkomplexe Strategie brauchen.

Gerade beim Einstieg in Marketing Automation kann es einige Zeit dauern, alle Funktionen zu verstehen und maximal zu nutzen. Konzentrieren Sie sich daher vorerst auf die Grundlagen und bauen Sie darauf auf.

Einfache und zugleich wirkungsvolle Automatisierungen, die Sie sofort umsetzen können, um erste Erfolge zu sehen und ein praktisches Verständnis für die neuen Prozesse zu bekommen, könnten für Ihren optimalen Einstieg beispielsweise folgende sein:

• Richten Sie eine Willkommenserie für neue Newsletter Abonnenten ein
• Testen und optimieren Sie mit Hilfe von A/B-Tests Ihre Landingpages
• Richten Sie Mailings ein, die durch das verlassen des Warenkorbs getriggert werden

Aufbauend auf Ihren definierten Zielgruppen müssen im nächsten Schritt nun die entsprechenden Inhalte erstellt werden. Hierunter fallen unter anderem:

• Mailing-Texte
• Freebies und weitere Inhalte zum Download
• Neue Landingpages
• Formulare
• Grafiken sowie Video-Content
• u.v.m.

Wichtig dabei ist, dass Sie bereits vor der Implementierung die KPIs festlegen, welche Sie im Anschluss messen wollen. Nur so lassen sich Erfolge identifizieren und gefundene Schwachstellen optimieren.

Fazit: Langfristiger Erfolg durch Marketing Automation als Ziel

Ganz gleich, ob Sie bereits gestartet sind oder gerade einsteigen: Marketing Automation sollte nie als Einmal-Lösung gesehen werden. Es geht nicht darum, Prozesse einmalig aufzusetzen, sondern vielmehr darum, langfristig an den richtigen Stellen zu optimieren und die eigenen Workflows auszubauen.

Wir sind uns daher sicher, dass Automation in Zukunft ein immer wichtiger werdender Teil der B2B-Kommunikation sein wird und Sie sich nicht selbst unter Druck setzen sollten. Denn je häufiger Sie als Unternehmen Kampagnen automatisiert aufsetzen, umso lehrreicher wird es für Sie sein. Und desto eher lassen sich auch komplexe Kampagnen umsetzen.

Automation mit MAILINGWORK

Auch unsere E-Mail Marketing Software MAILINGWORK bietet Ihnen die Möglichkeit der professionellen Marketing Automation. Mit unserem Kampagnen Manager sprechen Sie beispielsweise Ihre Zielgruppe persönlich an und reagieren zu jeder Zeit gezielt auf das Verhalten und die Bedürfnisse Ihrer Empfänger. Dieses Tool schafft daher eine gute Voraussetzung für eine erfolgreiche und langfristige Kundenbindung.