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OKR – das ist die agile Führungsmethode aus dem Silicon Valley. BMW, Zalando, Siemens – alle setzen mittlerweile auf OKR, um Ziele zu priorisieren, zu fokussieren und schneller zu erreichen.

MAILINGWORK hat diese Methode zum Anfang des Jahres für sich entdeckt und startet nun bald den dritten Zyklus. Wie unsere fast 60 Mitarbeiter in mittlerweile 8 Abteilungen mit der agilen Arbeitsmethode zurechtkommen erzählt Christian Pertack, Strategie Manager, CRM Administrator und jetzt auch OKR Master bei MAILINGWORK. Er berichtet von unseren erreichten Fortschritten und wieso wir von OKR als Zielführungsmethode absolut überzeugt sind.

OKR in 4 Sätzen: OKR steht für Objectives & Key Results und beschreibt einen ganzheitlichen, ergebnisorientierten Ansatz des Zielmanagements. Im Gegensatz zu klassischen Zielerreichungsmethoden betrachtet OKR 3-monatige Zyklen. In jedem Zyklus werden dabei Objektives (Ziele, meist qualitativer Natur) und Key Results (Ergebnisse, anhand derer sich der Erfolg der Objectives messen lassen) definiert. In den einzelnen OKR Sets arbeiten Teams jeweils 3 Monate an der Erreichung der strategischen Ziele.

v.l.n.r.: Claudia [Digital Marketing Managerin], Christian Reißig [Teamleiter 1st & 2nd Level Support], Christian Pertack [Strategie Manager, CRM Administrator, OKR Master], Isabel Wohlgemuth [Assistenz Sales & Business Development]

Christian, wie kam die OKR-Methode zu MAILINGWORK?

Für die Einführung von OKR haben wir uns bereits vor einem Jahr entschieden. Gemeinsam mit der Geschäftsführung haben wir zahlreiche Vorgespräche mit anderen Unternehmen geführt, die die OKR-Methode bereits erfolgreich eingesetzt haben. Der Startschuss war schließlich die Chemnitzer Startupweek im November 2019, als ich mich mit einer Mitarbeiterin der Firma edox erstmals über das OKR Framework in der Praxis unterhielt. Daraufhin haben wir die ersten konkreten Schritte vorbereitet. Seit Februar 2020 nutzen wir nun aktiv OKR und beginnen bald den dritten Zyklus.

Du hast also eine initiierende Rolle…

Ich bin im Rahmen des OKR Frameworks der sogenannte OKR Master – also derjenige, der beobachtet und gegebenenfalls lenkt, dass alle Prozesse auch entsprechend der OKR-Methode passieren. Ich koordiniere die Themen und die Ableitung der Ziele, allerdings kümmere ich mich als OKR Master nicht um die Inhalte und darum, was in den einzelnen Objectives passiert. Intern verwenden wir allerdings nicht die Bezeichnung OKR Master, sondern “Moderatoren”, um die autoritäre Wirkung zu mildern. Da unser Unternehmen mittlerweile über 50 Mitarbeiter hat, teile ich mir die Rolle mit unserem Innovationsmanager Perez Weigel.

Welche Vorteile seht ihr in der OKR-Methode?

Wir haben bei MAILINGWORK schon verschiedene Methoden für die Zielerreichung getestet, allerdings erschien uns keine als umfassende Lösung für schnell anzupassende Prozesse. Da ein OKR-Zyklus stets nur drei Monate lang ist, eignet sich die Methode, um in einem abgestecktem Zeitrahmen definierte Ziele fokussiert zu erarbeiten. Nachdem die Objectives festgelegt werden, entwickeln die Mitarbeiter zusammen die benötigten Key Results. Der gemeinsame Fokus auf das zu erreichende Ziel weckt neue Handlungsimpulse und schafft eine motivierende Dynamik bei den Mitarbeitern.

Auch wenn wir bei MAILINGWORK bisher eine transparente Kommunikation zwischen den Abteilungen gelebt haben, erleichtert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in den Objectives die Kommunikation deutlich. Die individuellen Ziele der Abteilungen, Teams und Mitarbeiter sind, dank OKR, jedem Mitarbeiter im Unternehmen bekannt. Besonders deutlich wurde uns, dass individuelle Ziele besser miteinander abgeglichen werden können, um gemeinsam einen Fokus zu entwickelt und mit gesammelten Kräften nach vorne zu gehen.

Im Moment befinden wir uns am Ende des 2. Zyklus und damit noch im Lernprozess. Allerdings merken wir schon jetzt, dass wir unheimlich viele Ziele erreichen und Dinge ins Rollen bringen, die mit anderen unflexibleren Zielführungsmethoden einen deutlich längeren Zeitrahmen benötigt hätten.

Objectives, die im nächsten Zyklus erstmal keinen Platz finden, landen im Backlog und werden für den darauffolgenden Zyklus wieder hervorgeholt. So können wir sicher gehen, dass wir nie mit zu vielen Bällen gleichzeitig jonglieren und den Fokus auf die wesentlichen Ziele nicht verlieren.

Sollte man mal doch ein Thema gewählt haben, bei denen man sich vielleicht verrennt, kann man dank der 3-Monats-Zyklen sehr schnell reagieren, während klassische Zielerreichungsmethoden erst sehr spät sichtbar machen, wenn sich Themen nicht in die gewünschte Richtung bewegen. Das ist uns auch zu Beginn passiert. Statt aber noch mehr Energie und Ressourcen in dieses Thema zu stecken, haben wir dieses Objective umgehend gestoppt und uns schnell wieder relevanteren Themen gewidmet.

Wie waren die anfänglichen Reaktionen der Mitarbeiter?

Die meisten Unternehmen setzen OKR ab dem ersten Tag verpflichtend für alle Mitarbeiter ein. Wir haben uns jedoch bewusst dafür entschieden, OKR auf einer freiwilligen Basis einzuführen. Nachdem der Startpunkt festgelegt wurde, haben wir alle Mitarbeiter zu einer freiwilligen Infoveranstaltung eingeladen, in der wir bereits unseren ersten Zyklus erarbeitet haben. Ein Drittel der Mitarbeiter war neugierig und wollten mehr wissen. Das war beeindruckend! Auf diese Weise haben wir uns die ehrliche Motivation der Mitarbeiter gesichert, sodass wir schon jetzt keine Probleme mehr unter den Kollegen haben, das OKR Framework zu verstehen.

Wie sieht jetzt der Arbeitsalltag jetzt nach sechs Monaten mit OKR aus?

Anfänglich hatten wir das Ziel formuliert, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt jeder Mitarbeiter in das OKR Framework integriert sein soll. Diesen Gedanken haben wir bereits schnell wieder verworfen, da gerade zu Beginn unsere Objectives eher strategisch ausgerichtet waren.

Jetzt, nach sechs Monaten, ist es so, dass wir ebenfalls Objectives entwickelt haben, in denen auch Mitarbeiter aus eher operativen Bereichen aktiv mitarbeiten und mitgestalten können. Im jetzt endenden Zyklus haben ungefähr die Hälfte aller Mitarbeiter Berührungspunkte mit dem OKR Framework.

Das klingt nach einer Herausforderung. Vor allem in Zeiten von vermehrtem Home Office…

Für jedes Objective gibt es wöchentlich ein 15-minütiges Meeting mit einer festen Agenda. Die Meetings sind meist sehr fokussiert und daher effektiv. Natürlich waren die Treffen zu Beginn fremd für die Mitarbeiter – besonders durch Corona. Inzwischen ist die Meetingstruktur allerdings integriert und unsere digitalen OKR-Whiteboards ein fleißig besuchter Ort.

Für den nächsten Zyklus wollen wir den organisatorischen Aufwand für die Mitarbeiter aber weiter reduzieren. Dafür müssen wir einen Schlüssel finden, an wie vielen OKR Sets sich ein Mitarbeiter pro Zyklus beteiligen darf.

Wenn im September der 3. Zyklus beginnt, ist das für uns der offizielle Start, ab dem wir die Learnings der ersten 6 Monate anwenden wollen, damit die OKR-Methode noch besser in den Arbeitsalltag integriert werden kann.

Gibt es darüber hinaus noch mehr Herausforderungen, denen ihr euch stellen müsst?

Die größte Herausforderung liegt meines Erachtens im Neuen. OKR erfordert eine völlig neue Arbeitsweise. Das hat zu Beginn zu terminlichen und fachlichen Engpässen geführt. Wir haben festgestellt, dass die Kollegen als Teilnehmer des OKRs eher committed sind, wenn sich die Themen inhaltlich am Rand der täglichen Arbeit bewegen. Die Herausforderung liegt also darin, dass mitunter neue Themen zusätzlich bearbeitet werden.

Zusätzlich benötigt der Owner eines OKRs gewisse Führungskompetenzen, um mit dem Team am Ende des Zyklus das Ziel erreichen zu können. Nicht jeder Mitarbeiter in der Rolle des OKR-Owners hat bisher Führungserfahrung. Wir sehen hier eine Möglichkeit zur Ausbildung weiterer Kompetenzen unserer fähigen Mitarbeiter.

Durch das festgelegte Framework wird sichtbar, welche organisatorischen Veränderungen sinnvoll sind. Genau die Herausforderung macht es uns möglich, Entwicklungspotentiale zu nutzen und Veränderungen einzuleiten.

Lassen sich schon Erfolge feststellen?

Wir haben die ersten beiden Zyklen im Rahmen unseres Firmenrelaunches zur strategischen Ausrichtung verwendet. Natürlich befinden wir uns hier in einem fortlaufenden Prozess. Dennoch stellen wir fest, dass wir fokussierter und in kürzerer Zeit Ziele erreicht haben, für die wir im vergangenen Jahr länger gebraucht haben. Bis zum Ende des Jahres 2020 wird sich die OKR-Methode fest in unserem Unternehmen integriert haben.

Fazit

OKR in den Arbeitsalltag von MAILINGWORK zu integrieren war eine richtige Entscheidung. Wir sind von der agilen Führungsmethode absolut überzeugt und werden sie Schritt für Schritt weiter in unseren Arbeitsalltag integrieren.

Fokussiert, agil, messbar und schnell – OKR und MAILINGWORK gehören zusammen.

Social Media Managerin bei MAILINGWORK

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