Newsletter: Zu selten verschickt, besteht die Gefahr, dass die eigene Marke bei den Lesern in Vergessenheit gerät. Zu häufig versendet, können sie hingegen zu niedrigeren Öffnungs- und höheren Abmelderaten führen. Kein Wunder also, dass sich viele Unternehmen und Marketer unsicher sind, wenn es um die ideale Newsletter-Frequenz geht. Denn auch wenn es bereits mehrere Studien gibt, so kommen diese zu völlig unterschiedlichen Ergebnissen, wenn es um konkrete Empfehlungen zur optimalen Versandfrequenz geht. Eine pauschale Antwort gibt es also nicht. Wir verraten Ihnen jedoch nachfolgend, welche Möglichkeiten Sie haben und teilen 11 Tipps, wie Sie die für Sie richtige Versandfrequenz ermitteln und umsetzen.
Die optimale Versandfrequenz: Wie oft sollten Sie Ihren Newsletter versenden?
Frequenzen im Überblick
Bevor wir aber darüber sprechen, wie Sie die für Sie richtige Newsletter-Frequenz finden, lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die verschiedenen Möglichkeiten werfen:
| Versandfrequenz | Vorteil | Nachteil |
| täglich | – Eignet sich ideal, wenn Sie viele (kurze) Inhalte und Informationen teilen wollen. – Ihre Marke bleibt im Gedächtnis Ihrer Abonnenten und Sie erreichen in kürzester Zeit einen Expertenstatus (insofern Sie für Ihre Zielgruppe relevante Inhalte teilen). – Ihre Leser sind immer up-to-date, was sich besonders für Unternehmen mit tagesaktuellen Informationen (z. B. Börsendiensten, Tourismusunternehmen, Zeitungen u. ä.) anbietet. | – Ist nur in Ausnahmefällen sinnvoll. – Kann schnell zu viel und dadurch nervig für Abonnenten werden, gerade wenn Inhalte, Angebote und CTAs sich wiederholen. Dadurch steigt wiederum die Gefahr, dass sich Leser vermehrt abmelden. |
| wöchentlich | – Eignet sich ideal, um zeitgleich verschiedene Themen (z. B. in Form eines Wochenrückblicks) zu teilen. – Sie haben mehr Zeit, wirklich relevante und hochwertige Newsletter vorzubereiten. – Insofern Sie immer am gleichen Wochentag versenden, schaffen Sie auch für Ihre Abonnenten eine Routine (z. B. jeden Montagmorgen beim Frühstück. | – Fehlt es an relevanten Inhalten, so dass “Lückenfüller-Mailings” zum Einsatz kommen, verlieren Abonnenten schnell das Interesse und melden sich wieder ab. |
| alle 14 Tage | – Eignet sich ideal für Unternehmen und Marketer, die nicht wöchentlich verschicken können, jedoch häufiger als einmal im Monat versenden wollen. – Noch einmal mehr Zeit, um interessante Inhalte aufzubereiten – und das mit weniger Ressourcen. – Regelmäßig, aber für viele Abonnenten nicht zu häufig. – Lässt sich auch ohne Probleme einmal aussetzen oder um eine Woche verschieben. | – Möglicherweise zu selten, um genau dann da zu sein, wenn Ihr Abonnent Ihr Angebot braucht. – Es dauert länger, bis der Expertenstatus steigt. |
| monatlich | – Eignet sich besonders für Unternehmen mit geringen Ressourcen und um gleichzeitig verschiedene Inhalte zu teilen (z. B. in Form eines Monatsrückblicks). – Der Versandzeitpunkt lässt sich individuell auswählen (z. B. Sale-Newsletter und Angebote am Monatsanfang, wenn noch mehr Geld auf dem Konto ist oder am Monatsende als Rückblick). | – In der Versandpause kann es sein, dass sich Ihre Abonnenten bei Ihrer Konkurrenz umschauen, wenn akuter Kaufbedarf besteht. – Ihre Marke kann in Vergessenheit geraten und es dauert länger, bis Sie einen Expertenstatus erreichen. |
| quartalsweise | – Eignet sich für Unternehmen, denen die Zeit für die Content-Erstellung fehlt und bei welchen (tages)aktuelle Themen keine besondere Rolle spielen. – Durch den 12-wöchigen Abstand bleibt genügend Zeit, um umfangreichere Inhalte zu kreieren (z. B. Whitepaper, Case Studies o. ä.). | – In vielen Fällen zu gering, um eine echte Verbindung und einen Expertenstatus aufzubauen. – Im Worst-Case vergessen Ihre Abonnenten, dass sie sich für Ihren Newsletter angemeldet haben und öffnen Ihr Mailing gar nicht erst, melden sich wieder ab oder markieren es gar als Spam. |
| variable Newsletter-Frequenz | – Eignet sich ideal, wenn Sie nur wirklich dann versenden wollen, wenn Sie etwas zu sagen haben. – Ihre Öffnungs- und Klickraten steigen ggf., da Ihre Abonnenten wissen, dass Sie nur wirklich relevante Inhalte von Ihnen bekommen. | – Muss gut vorbereitet werden, da es sonst zu unregelmäßig sein kann. – Durch den unregelmäßigen Versand können sich Ihre Leser nicht an einen Rhythmus gewöhnen, so dass sie Ihn nicht vorausschauend, wie beispielsweise wöchentlich jeden Montagmorgen oder täglich abends nach Feierabend, in ihren Alltag integrieren können. |
Sonderform: Anlassbezogene Newsletter
Eine Sonderform der variablen Versandfrequenz ist der anlassbezogene E-Mail-Versand. In diesem Fall werden nur (oder zusätzlich) zu bestimmten Anlässen Newsletter versendet.
Beispiele, wann Sie anlassbezogene Newsletter versenden können:
- Online- und Offline-Events (z. B. Messen und Webinare)
- Jubiläen und interne Meilensteine
- besondere Rabattaktionen (z. B. zum Singles-Day, zur Black-Week oder Weihnachten)
Unser Tipp: Um das Engagement Ihrer Abonnenten zu erhöhen, wählen Sie Anlässe, die einen Bezug zu Ihrer Branche und/oder Ihrem Produkt haben. Oder stellen Sie einfach selbst einen her! Wichtig ist nur, dass Ihren Lesern klar wird, was sie von dem Ereignis haben. Wie wäre es beispielsweise mit einem Geschenk für Bestandskunden zum Jubiläum oder einem Einblick hinter die Kulissen vom letzten Messebesuch inkl. Ihren Entdeckungen und Learnings?
11 Tipps für die optimale Versandfrequenz Ihres Newsletters
1. Bedenken Sie, dass eine ideale Newsletter-Frequenz auch stark von der jeweiligen Branche abhängt.
Während für Unternehmen mit tagesaktuellen Themen (z. B. Zeitungen und Börsendienste) durchaus ein täglicher Newsletter in Frage kommt, gilt dies jedoch nicht für alle Branchen. Im E-Commerce beispielsweise eignet sich hingegen eher ein wöchentliches Mailing oder ein 14-Tage-Rhythmus, um die gewünschten Ziele zu erreichen. Überlegen Sie sich also, welche Sendefrequenz sich für Ihr Thema und Ihre Zielgruppe eignet.
2. Fragen Sie sich, wie oft Sie tatsächlich etwas Relevantes zu berichten haben.
Regelmäßig posten – schön und gut. Aber inhaltslose Newsletter mag niemand. Umso wichtiger deshalb, vorab zu schauen, wie häufig Sie überhaupt relevante Inhalte liefern können. Schließlich sollten Sie nicht in einer Frequenz posten, die Sie zu “Lückenfüller-Mailings” verleitet.
3. Schauen Sie, wie viel Zeit Sie investieren können.
Auch hier: Lückenfüller sollten nicht die Lösung sein. Insofern Sie also begrenzte Ressourcen zur Verfügung haben, sollte sich Ihre Sendefrequenz ebenso danach richten, wie viel Zeit Sie in hochwertige Mailings investieren können.
4. Steigern Sie Ihren Expertenstatus durch Ihren Newsletter.
Je häufiger und detaillierter Sie in Ihrem Newsletter Einblicke aus Ihrer Branche teilen, desto schneller werden Sie von Ihren Abonnenten als Experte wahrgenommen. Denken Sie bei der Wahl Ihrer Sendefrequenz deshalb nicht nur an bestimmte Aktionstage und Produkt-Mailings, sondern planen Sie ebenso Platz für Wissenswertes aus Ihrer Branche ein. So sorgen Sie für einen ausgewogenen Mix aus Sales- und Mehrwert-Newslettern und steigern Ihren Expertenstatus.
5. Erstellen Sie einen Redaktionsplan für Ihren Newsletter.
Wie auch sonst im Marketing, sind kontinuierliche Inhalte ausschlaggebend für den Erfolg. Erstellen Sie also am besten zeitnah einen Redaktionsplan. So sparen Sie sich auf lange Sicht Arbeit und haben zugleich einen Überblick darüber, welche und wie viele Themen Sie haben, um Ihre Newsletter-Frequenz anhand Ihrer Ressourcen anzupassen.
6. Informieren Sie Ihre Abonnenten darüber, wie oft sie von Ihnen hören werden.
Ganz gleich, ob wöchentlich, monatlich oder quartalsweise: Kündigen Sie bestenfalls bereits im Anmeldeformular oder in der Willkommensfrequenz die Häufigkeit Ihres Newsletters an. So vermeiden Sie steigende Abmelderaten während und nach den ersten Versandzyklen, da Ihre Abonnenten nicht plötzlich mehr Mailings erhalten, als erwartet.
7. Setzen Sie lieber auf kürzere, aber dafür häufigere Mailings.
Wussten Sie, dass die durchschnittliche Lesezeit eines Newsletters nur etwa 120 Sekunden beträgt? Anstatt also alles in ein Mailing zu packen und nur einmal im Monat zu versenden, empfiehlt es sich, die Inhalte in zwei kürzere Mailings zu unterteilen.
8. Erstellen Sie eine vorbereitende Willkommenssequenz.
Eine Willkommensserie eignet sich ideal, um neue Abonnenten zu begrüßen. Darüber hinaus ist sie jedoch ebenso der perfekte Platz, um erste wichtige Informationen zu teilen und auf die zukünftige Versandfrequenz vorzubereiten.
9. Testen Sie verschiedene Uhrzeiten und Wochentage für den Versand.
Neben der Newsletter-Frequenz ist auch der optimale Versandzeitpunkt entscheidend, wenn es um den Erfolg Ihres E-Mail Marketings geht. Denn während in der B2C-Branche gerade die Abende ideal erscheinen, da die Leser tagsüber bei der Arbeit sind, ist es im B2B-Bereich genau umgekehrt. Hier eignet sich bei arbeitsrelevanten Themen vor allem der Vormittag oder der frühe Nachmittag, da Abonnenten Ihren Newsletter sehr wahrscheinlich während ihrer Arbeitszeit lesen.
10. Segmentieren Sie Ihre Abonnenten für individuelle Frequenzen.
Um Ihre Abmelderaten so niedrig wie möglich zu halten, empfiehlt sich die Segmentierung von Abonnenten mit Hilfe einer E-Mail Marketing Software. So können Sie Ihre Zielgruppe nicht nur nach Interessen unterteilen, sondern ebenso zwischen neuen Abonnenten und Stammlesern unterscheiden. Die Idee dahinter: Neue Leser erhalten häufiger Newsletter, da in der Regel ein akutes (Kauf-)Interesse besteht. Eine weitere Möglichkeit wäre, die Leser aktiv zu fragen, zu welchen der einzelnen Themen sie Mailings erhalten möchten, um so noch passgenauer Inhalte ausspielen zu können.
11. Testen Sie, was bei Ihren Lesern gut ankommt.
Am Ende können Sie noch so viel planen und versenden: Was wirklich für Sie und Ihre Abonnenten funktioniert, finden Sie nur heraus, indem Sie einen Blick auf die wichtigsten Kennzahlen (KPIs) werfen. Unser Tipp: Tasten Sie sich langsam an höhere Frequenzen ran und ermitteln Sie anhand der ausgewerteten KPIs Ihre ganz persönliche Strategie.
Fazit: Mit der idealen Newsletter-Frequenz zum Erfolg
Um erste Daten zu sammeln, empfiehlt sich zum Start eine Newsletter-Frequenz von mindestens einmal im Monat. Im B2B-Bereich, insofern relevante Inhalte vorhanden sind, können Sie jedoch auch direkt alle 7 oder 14 Tage versenden.
Klar sollte dennoch sein: Es gibt nicht DIE eine perfekte Versandfrequenz. Schließlich hängt es von vielen verschiedenen Faktoren wie der Branche, der Zielgruppe, den Inhalten und den eigenen Ressourcen ab, wie oft Sie Ihren Newsletter versenden sollten. Nur durch das stetige Testen, Herantasten und Auswerten ermitteln Sie langfristig die ideale Versandfrequenz für Ihren Newsletter.
Setzen Sie also auf starke Inhalte und versenden Sie so oft, wie Sie auch etwas Spannendes zu sagen haben. So kommt es auch bei häufigeren Newslettern und zusätzlichen anlassbezogenen Mailings nicht zu einer höheren Abmelderate.
