Viele Unternehmen versenden an bestimmten Stellen in ihrer E-Mail Kommunikation sogenannte No Reply E-Mails – E-Mails, auf die der Empfänger nicht antworten kann. Die Motivation ist leicht erklärt: Unternehmen wollen so vermeintlich verhindern, dass das eigene Postfach mit Antwort E-Mails überquillt und diese dann manuell bearbeitet werden müssen. Jedoch birgt der Versand von No Reply E-Mails viel größere Risiken als ein volles Postfach.
Was sind No Reply E-Mails?
No Reply ist englisch und bedeutet nichts anderes als „keine Antwort“. Im E-Mail Marketing meinen No Reply E-Mails automatisierte Mailings, auf die der Empfänger nicht antworten kann. Dies ist leider noch immer gängige Praxis, wenn Unternehmen ihre Empfänger informieren, aber nicht mit ihnen kommunizieren wollen. Die Einsatzgebiete sind vielfältig: Ursprünglich wurden No Reply E-Mails ausschließlich für den Versand von Transaktionsmails wie Bestell- oder Lieferbestätigungen konzipiert. Inzwischen wird die Technik aber oft „missbraucht“, um sogar Informationsmails oder gar Newsletter als No Reply E-Mail zu versenden. Doch was ist eigentlich das Problem daran?
3 Gründe, warum du keine No Reply E-Mails versenden solltest
1. Die Empfänger fühlen sich nicht wertgeschätzt
Das wohl schwerwiegendste Problem an No Reply E-Mails liegt daran, dass sich die Empfänger nicht wertgeschätzt fühlen. Eine No Reply E-Mail sagt klar und deutlich: „Wir wollen keine Antwort von dir.“ Oder, um es noch deutlicher auszudrücken: „Belästige uns nicht mit deiner Antwort!“. Statt also mit deinen Abonnenten und Kunden zu kommunizieren, vermittelst du mit einer No Reply E-Mail den Eindruck, dass sie dir egal sind. Es liegt auf der Hand, dass du diesen Eindruck als Unternehmen ja eigentlich unbedingt vermeiden willst.
2. Die Zustellbarkeit deiner E-Mails leidet
Es gibt viele verschiedene Faktoren, die sich auf die Zustellbarkeit deiner E-Mails auswirken. Je höher jedoch deine Reputation, desto sicherer werden deine E-Mails zugestellt. No Reply E-Mail sorgen jedoch auf unterschiedlichem Weg dazu, dass die Zustellbarkeit deiner E-Mail nachhaltig leidet und so über kurz oder lang deine E-Mails gar nicht mehr beim Empfänger ankommen. Und das wäre schließlich das Worst Case Szenario des E-Mail Marketings!
Zum einen prüft der sogenannte ISP (Internet Service Provider), ob deine E-Mail vertrauenswürdig genug ist, um sie dem Empfänger zuzustellen. Dabei werden verschiedene Parameter deiner E-Mail überprüft – so auch die Reaktionen von Empfängern auf vorangegangene E-Mails. Können die Empfänger aber nicht reagieren, weil die E-Mail von vornherein als No Reply E-Mail konzipiert ist, kann es auch keine Reaktionen in Form von Antworten geben. Der ISP übersetzt diese Informationen also mit „Irgendetwas stimmt mit dieser E-Mail nicht.“ und stellt deine E-Mails im Zweifelsfall nicht mehr durch.
Ein weiteres Argument in puncto Zustellbarkeit ist die steigende Markierung deiner E-Mails als Spam. Zwar bist du nach der DSGVO verpflichtet, in jedem deiner Mailings einen Abmeldelink zu platzieren, doch gibt es einen Großteil an Abonnenten, die nicht danach suchen, sondern sich in Form einer Antwortmail von deinem Newsletter abmelden. Können diese Bitten um Abmeldung nicht durchgestellt werden, weil das ursprüngliche Mailing von dir als No Reply versendet wurde, neigen Abonnenten verstärkt dazu, deine E-Mail als Spam zu markieren. Auch die Markierung deiner E-Mails als Spam schwächt nach und nach deine Reputation.
Wenn du jetzt denkst, dass du solche Bitten um Abmeldung aber doch sowieso nicht haben willst, hilft vielleicht der Gedanke an die Öffnungsrate. Je mehr Personen, sich in deinem Verteiler befinden, die deine E-Mails aus diversen Gründen vielleicht gar nicht mehr haben wollen und sie deshalb auch nicht mehr öffnen, desto geringer ist natürlich auch die Öffnungsrate. Die Öffnungsrate wiederum ist ein weiteres Kriterium, an dem sich die Zustellbarkeit deiner E-Mails misst. Abmeldungen sind also aus technischer Sicht genauso wertvoll für dein E-Mail Marketing wie Anmeldungen.
3. Kein Zugang zum Adressbuch der Empfänger
Ein weiterer Grund, warum du unter keinen Umständen No Reply E-Mails versenden solltest, ist die Tatsache, dass kein Empfänger eine No Reply E-Mail zu seinem Adressbuch hinzufügen wird. Auch hiermit verschenkst du Potenzial in deiner zukünftigen E-Mail Kommunikation.
Die Lösung: Separate E-Mail Postfächer
Lang und breit erörtert können wir nun abkürzen: No Reply E-Mails sind keine Option. Dennoch gibt es eine simple und einfache Lösung, wie du auf No Reply E-Mails verzichten kannst, ohne, dass dein Postfach überquillt. Professionelle E-Mail Marketing Softwares wie MAILINGWORK ermöglichen es dir, beliebig viele Absender-Adressen für unterschiedlichste E-Mails anzulegen. Die könnten je nach Zweck beispielsweise lauten:
Auf diese Weise können unterschiedliche E-Mail Formate einzelnen Postfächern zugeordnet werden. So zeigst du deinen Abonnenten und Kunden einerseits, dass du an der Kommunikation und deren Antworten interessiert bist, andererseits landen die Antworten in den jeweils vorgesehenen und thematisch abgegrenzten Postfächern. So bleibt dein Hauptpostfach „sauber“ und du behältst den Überblick über deine Kundenantworten und kannst diese einfach und organisiert bearbeiten. Der Vorteil: Nicht nur die Zustellbarkeitsrate deiner E-Mails wird gefestigt und gesteigert, sondern du stärkst ebenfalls die Bindung zu deinen Kunden. Denke nur unbedingt daran, die E-Mails deiner Abonnenten auch zuverlässig und zeitnah zu beantworten.
